Comarch CDN
Pełna integracja z systemem ERP wykorzystywanym przez SSC obsługujący polskie spółki Grupy
Raportowanie MIS
Zautomatyzowane raportowanie wyników w układzie zarządczym z pełną analityką spółek, segmentów biznesu, lokalizacji
Raportowanie statutowe
Konsolidacja statutowa zgodnie z MSR oraz raportowanie sprawozdań jednostkowych spółek zależnych zgodnie z UoR
Model budżetowy
Budżetowanie i planowanie długoterminowe kluczowych procesów biznesowych firmy
Szczegóły projektu
- Zintegrowany system konsolidacji statutowej i raportowania zarządczego gwarantujący spójność raportowania wyników dla inwestorów, Zarządu i menedżerów operacyjnych.
- Zautomatyzowana konsolidacja finansowa w międzynarodowej Grupie Kapitałowej. Czytelna prezentacja wyników spółek i eliminacji konsolidacyjnych.
- Automatyzacja i transparentność raportów zarządczych z zachowaniem wszystkich wymaganych przekrojów i układów raportowania wyników.
- Kompletny model budżetowania i planowania długoterminowego, oparty o sterowanie kluczowymi parametrami i wskaźnikami efektywności.
Wyzwanie
Efektywna konsolidacja danych finansowych
Wdrożenie systemu FlexiEPM w Grupie Baltona S.A. rozpoczęło się w 2018 roku, kiedy to grupa liczyła 12 spółek zależnych prowadzących działalność handlową i gastronomiczną w Polsce oraz za granicą. Duża liczba transakcji wewnętrznych, obejmujących zarówno usługi, sprzedaż, jak i rozliczenia finansowe, ujawniła konieczność zastosowania systemu konsolidacji statutowej, który zapewniłby spójność i przejrzystość raportowania.
W kolejnym kroku spółka zdecydowała się na automatyzację procesów raportowania zarządczego. Wyniki finansowe są obecnie prezentowane w dwóch niezależnych przekrojach: MPK (zgodnie z kosztami rodzajowymi i strukturą organizacyjną) oraz P&L MIS.
Kluczowe wymagania i wdrożenia
Jednym z krytycznych wymogów było utrzymanie dotychczasowego formatu raportowania MIS, który opiera się na równoległym korzystaniu z danych według podziałów organizacyjnych i funkcjonalnych.
Elementy Rachunku Wyników związane z działalnością handlowo-gastronomiczną są prezentowane w układzie rodzajowym kosztów, natomiast dla kosztów logistyki i centrali stosowany jest układ kalkulacyjny, odzwierciedlający wyniki Grupy według funkcji poszczególnych jednostek.
Rozwiązanie
W celu zoptymalizowania procesu planowania Zarząd Grupy w II połowie 2020 roku zainicjował kolejny etap projektu, wdrażając kompleksowy model budżetowy. Obejmował on trzy obszary biznesowe:
- Obszar operacyjny – System wspiera planowanie sprzedaży i marż handlowych, w tym zakupy, warunki handlowe oraz rabaty retrospektywne.
- Obszar HR – Rozwiązanie zapewnia budżetowanie zatrudnienia i kosztów wynagrodzeń.
- Obszar kosztowy – System umożliwia planowanie kosztów czynszów oraz innych kosztów rodzajowych.
Nowy model budżetowy nie tylko usprawnił procesy planistyczne, ale także zautomatyzował kluczowe działania finansowe, zapewniając pełną integrację operacyjną w obrębie Grupy.
- Grupa Kapitałowa Baltona wdrożyła system FlexiEPM jako kompleksowe narzędzie do przygotowywania comiesięcznych, skonsolidowanych raportów zarządczych oraz sprawozdań statutowych, odpowiadając tym samym na wyzwania związane z zarządzaniem wieloma spółkami oraz licznymi transakcjami wewnętrznymi.
- System ten, dzięki zaawansowanemu modułowi konsolidacji, automatyzuje eliminację transakcji pożyczkowych pomiędzy spółkami – identyfikuje partnerów transakcji na podstawie kont „przeciwstawnych” i automatycznie eliminuje je w raportach skonsolidowanych. Uzgodnienia wewnątrzgrupowe są prezentowane w sposób przejrzysty, co pozwala na pełną kontrolę nad transakcjami.
Model budżetowy FlexiEPM dostosowany do specyfiki każdej placówki handlowej, opiera się na kluczowych wskaźnikach biznesowych, takich jak liczba pasażerów i średnie przychody na pasażera, a automatyzacja procesów budżetowych umożliwia szybkie przygotowanie prognoz. Planowanie kluczowych kosztów, np. czynszów, zostało zautomatyzowane, a model umożliwia uwzględnianie czynników zmiennych, takich jak inflacja.
Dzięki podziałowi budżetowania na sześć głównych obszarów (sprzedaż, marża, zakupy, OPEX, koncesje, opłaty DCC) system oferuje wszechstronne wsparcie finansowe.
- Dodatkowo, moduł controllingu i budżetowania HR zabezpiecza dane kadrowo-płacowe, zapewniając dostęp jedynie osobom upoważnionym.
- Poza budżetowaniem zatrudnienia i wynagrodzeń, FlexiEPM automatyzuje planowanie programów motywacyjnych i premiowych oraz umożliwia dokładne analizy kosztów wynagrodzeń na poziomie indywidualnym.
- System ten wspiera tym samym dział HR w procesach analitycznych i zapewnia spójność raportowania kosztów osobowych z raportami kontrolingowymi na poziomie wyników MPK.
FlexiEPM zarządza obecnie 12 centrami kosztowymi w całej Grupie, ponad 250 kontami księgowymi i obejmuje ponad 3 300 obszarów biznesowych, oferując pełną kontrolę nad rozbudowanym środowiskiem finansowym.
Korzyści
Kompleksowa automatyzacja konsolidacji i controllingu finansowego, która zapewnia transparentność, precyzję budżetową oraz pełną kontrolę nad finansami.
- Spójność i transparentność raportowania: Dzięki integracji z FlexiEPM, Grupa Kapitałowa zyskała spójny system konsolidacji i raportowania zarządczego, co umożliwia jednoznaczne i przejrzyste raportowanie wyników dla inwestorów, Zarządu i menedżerów operacyjnych. Automatyczna eliminacja transakcji wewnętrznych i raporty uzgodnień gwarantują transparentność i zgodność raportów konsolidacyjnych.
- Automatyzacja procesów finansowych: Zautomatyzowana konsolidacja finansowa pozwoliła na efektywne zarządzanie wynikami spółek w różnych lokalizacjach, zapewniając czytelną prezentację wyników oraz eliminacji konsolidacyjnych, co znacząco zredukowało nakład pracy związany z ręczną obróbką danych.
- Efektywność budżetowania i planowania: FlexiEPM dostarcza Grupie zaawansowany model budżetowy i planowania długoterminowego, oparty na kluczowych wskaźnikach efektywności (np. liczba pasażerów, przychody na pasażera). Zautomatyzowane planowanie kosztów, w tym kosztów czynszów i wynagrodzeń, pozwala na precyzyjne prognozowanie wyników oraz elastyczne reagowanie na zmiany rynkowe, takie jak inflacja.
Bezpieczne zarządzanie danymi HR: Moduł controllingu personalnego gwarantuje bezpieczny dostęp do danych kadrowo-płacowych wyłącznie dla upoważnionych osób oraz automatyzuje procesy związane z budżetowaniem wynagrodzeń i planowaniem motywacyjnym.
Wdrożenie systemu FlexiEPM przyniosło Grupie Baltona S.A. kompleksowe wsparcie w zakresie konsolidacji i controllingu, automatyzując kluczowe procesy finansowe oraz umożliwiając pełne zarządzanie budżetem na wielu poziomach operacyjnych.
