Automatyzacja alokacji ponad 60 MPK
Proces, który dotąd wymagał wielu arkuszy i ręcznego ustawiania kroków, został przeniesiony do jednego modelu. System sam prowadzi użytkownika przez całość — od danych źródłowych po finalne wyniki.
Klucze mieszane bez Excela
Rozdzielniki oparte na kwotach, procentach lub metodach mieszanych można dziś zbudować jednym kliknięciem. Użytkownik widzi od razu, jak reguły wpływają na kolejne etapy alokacji.
Pełna mapa przepływów kosztów
Raporty drilldown pokazują, skąd dokładnie pochodzą koszty, jak krążą między MPK i gdzie finalnie trafiają. To ułatwia audyt, analizę i wyjaśnianie różnic w danych.
Koszty jednostkowe w minutę
Po uruchomieniu alokacji system automatycznie wylicza koszty jednostkowe każdego MPK. Nawet proces obejmujący wiele iteracji trwa krócej niż minutę.
Szczegóły projektu
- Projekt został zrealizowany pomiędzy czerwcem a październikiem 2024 roku
- Obejmował pełną automatyzację alokacji kosztów pomiędzy ponad 60 centrami kosztów (MPK), wraz z logiką pozwalającą stosować zarówno kwoty stałe, jak i proporcje w jednym kluczu.
- System sam dobiera właściwą kolejność kroków i liczbę iteracji potrzebnych do zamknięcia procesu, a po przeliczeniu automatycznie wylicza koszty jednostkowe każdego MPK.
- W modelu dodaliśmy raporty drilldown, które pokazują dokładne przepływy kosztów — od źródła aż po finalne miejsca obciążenia.
- Użytkownicy mogą też pracować na wielu scenariuszach jednocześnie, porównywać je i szybko sprawdzać różnice między wariantami.
Wyzwanie
Wyzwania w procesie alokacji kosztów w organizacji produkcyjnej
Firma jako lider w branży spożywczej, stanął przed wyzwaniem uporządkowania i zautomatyzowania procesu alokacji kosztów między centrami kosztów (MPK) i wydziałami produkcyjnymi. Proces ten, realizowany dotychczas w arkuszach Excel, stał się zbyt złożony i podatny na błędy, co znacząco utrudniało kontrolę finansową.
W szczególności firma napotkała na następujące problemy:
- Brak transparentności w śledzeniu danych – podczas alokacji z MPK źródłowego na kolejne MPK lub wydziały produkcyjne, zacieraniu ulegały informacje o pierwotnym źródle kosztów rodzajowych, co wpływało na jakość danych do analiz controllingowych i raportowania.
- Ograniczenia arkuszy kalkulacyjnych – utrzymanie procesu w Excelu przy rosnącej liczbie MPK i iteracji alokacji stało się czasochłonne i podatne na błędy ludzkie. Użytkownicy musieli ręcznie ustalać kolejność poszczególnych kroków alokacyjnych, zwiększając ryzyko pomyłek i opóźnień.
- Brak narzędzia do obsługi kluczy mieszanych – firma potrzebowała systemu umożliwiającego tworzenie złożonych reguł, w których część kwoty alokowana jest bezpośrednio na wskazany wydział produkcyjny (kwota stała), a pozostała część dzielona jest procentowo między inne jednostki.
- Brak automatyzacji w wyznaczaniu sekwencji kroków i iteracji – proces wymagał wielokrotnego „przeliczania” MPK, przy czym każda iteracja musiała • Brak automatyzacji w wyznaczaniu sekwencji kroków i iteracji – proces wymagał wielokrotnego „przeliczania” MPK, przy czym każda iteracja musiała uwzględniać dane skumulowane z poprzednich kroków. Dotychczasowa metoda nie zapewniała automatycznego wyznaczenia optymalnej liczby i kolejności tych operacji.
Organizacja potrzebowała nie tylko automatyzacji, ale też narzędzia, które zapewni pełną audytowalność, widoczność źródeł danych i bezpieczeństwo procesu.
Rozwiązanie
Automatyzacja alokacji kosztów w jednym modelu FlexiEPM
Stworzyliśmy system, który w pełni automatyzuje proces alokacji kosztów między MPK i wydziałami produkcyjnymi, eliminując ograniczenia dotychczasowych narzędzi oraz wprowadzając pełną transparentność i kontrolę nad przepływami kosztów w organizacji. Najważniejsze elementy rozwiązania to:
- Precyzyjne raportowanie i kontrolę danych – automatycznie generowane zestawienia pokazujące pierwotne źródła kosztów, przepływy pomiędzy MPK oraz ostateczne wartości na wydziałach produkcyjnych.
- Raporty drilldown – pełna mapa „przepływów” kosztowych – zarówno wpływy na dane MPK, jak i dalsze rozbicia na kolejne centra.
- Automatyczne liczenie kosztów jednostkowych – system samodzielnie oblicza koszt jednostkowy każdego MPK, uwzględniając wszystkie poziomy alokacji.
- Dynamiczne rozdzielniki – pełna elastyczność przy tworzeniu reguł alokacyjnych: kwoty, procenty, metody mieszane, bez konieczności ingerencji w kod.
Samodzielne zarządzanie procesem przez użytkownika
System został wyposażony w moduł umożliwiający samodzielną konfigurację rozdzielników przez dział controllingu – bez udziału zespołu IT. Obejmuje on:
- Automatyczną generację formularzy do wprowadzania kluczy i parametrów,
- Zabezpieczenia uniemożliwiające przeliczenie danych w przypadku błędnych lub niepełnych reguł,
- Mechanizmy pozwalające na jednoczesne utrzymywanie wielu wersji kluczy i ich równoległe testowanie (scenariusze alternatywne),
- Automatyczne wyznaczanie odpowiedniej sekwencji kroków i liczby iteracji wymaganych do zamknięcia procesu alokacji.
Korzyści
Przejrzysty proces, krótszy czas pracy i pełna audytowalność
• Zachowanie integralności danych – źródłowe przypisanie kosztów rodzajowych jest widoczne na każdym etapie alokacji.
• Możliwość pełnego audytu procesu – każda zaksięgowana kwota posiada informację o MPK źródłowym i użytym kluczu.
• Sprawne zarządzanie konfiguracjami – obsługa wielu scenariuszy alokacyjnych równocześnie.
• Oszczędność czasu i eliminacja ryzyka błędów ludzkich – system sam wyznacza optymalną sekwencję i liczbę iteracji procesu.
• Łatwość weryfikacji danych – użytkownik może w prosty sposób porównać dane przed i po alokacji.
• Uporządkowanie i transparentność procesu finansowego.
Dzięki wdrożeniu firma znacząco usprawniła proces alokacji kosztów, eliminując ręczne działania i zwiększając kontrolę nad procesem. System pozwala na przejrzyste i efektywne zarządzanie złożonymi przepływami kosztów w organizacji produkcyjnej.
