Obowiązki i realia procesu sprawozdawczego
Okres sprawozdawczy wiąże się z przygotowaniem sprawozdań finansowych w strukturach XML zgodnie z formatem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów.
Każda Spółka prowadząca księgi rachunkowe ma obowiązek w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego przygotować sprawozdanie finansowe.
Zanim sprawozdania zostaną przekazane do audytora lub złożone w Repozytorium Dokumentów Finansowych, podlegają walidacji pod kątem ich poprawności – zarówno zgodności, jak i spójności danych zawartych w poszczególnych elementach sprawozdania.
Najczęstsze problemy przy sprawozdaniach finansowych
W praktyce największe problemy pojawiają się nie na etapie samej walidacji, ale wcześniej:
- przy przygotowaniu danych z wielu źródeł,
- przy ręcznym składaniu dokumentu XML,
- przy wprowadzaniu korekt między wersjami sprawozdania.
Od danych księgowych do XML zgodnego ze strukturą MF
System FlexiEPM umożliwia przygotowanie sprawozdania XML bezpośrednio na podstawie danych księgowych – w szczególności obrotówek i planu kont.
Dane są mapowane do odpowiednich pozycji sprawozdania zgodnie z obowiązującymi strukturami, a następnie automatycznie przekształcane w kompletny plik XML.
Dzięki temu użytkownik może przejść od danych księgowych do gotowego pliku raportowego bez konieczności ręcznego składania dokumentu.
W efekcie:
- eliminowana jest potrzeba ręcznego tworzenia struktury XML,
- ograniczone zostaje ryzyko błędów wynikających z pracy na wielu plikach,
- zachowana jest spójność pomiędzy danymi źródłowymi a raportem końcowym.
To szczególnie istotne przy korektach – zmiana w danych księgowych automatycznie znajduje odzwierciedlenie w sprawozdaniu, bez konieczności ręcznej aktualizacji dokumentu.
Automatyzacja i kontrola poprawności sprawozdania
Jedną z największych zalet rozwiązania jest automatyzacja generowania plików XML zgodnych z wymaganiami regulatorów. System prowadzi użytkownika przez proces przygotowania sprawozdania i wykorzystuje zdefiniowane reguły raportowe oraz walidacyjne, które minimalizują ryzyko błędów formalnych i niespójności danych.
Kluczową funkcjonalnością, wyróżniającą FlexiEPM na tle wielu innych narzędzi, jest możliwość analizy i diagnostyki wygenerowanego pliku XML. W przypadku wykrycia nieprawidłowości system wskazuje dokładne miejsce ich wystąpienia – konkretną linię, pozycję oraz element struktury XML.
Pozwala to użytkownikowi szybko zidentyfikować źródło problemu i dokonać korekty na poziomie danych wejściowych lub reguł raportowania, bez konieczności ręcznej analizy całego pliku XML.
Diagnostyka vs standardowa walidacja
Dla porównania oficjalne narzędzia Ministerstwa Finansów służące do walidacji sprawozdań XML koncentrują się głównie na zgodności pliku ze schematem. W praktyce oznacza to, że komunikaty błędów mają charakter ogólny i nie wskazują jednoznacznie miejsca wystąpienia niezgodności w strukturze dokumentu.
Użytkownik otrzymuje informację o błędzie, jednak jego lokalizacja wymaga ręcznej analizy struktury XML oraz danych źródłowych, co jest procesem czasochłonnym i podatnym na pomyłki.
Podsumowanie
W tym kontekście FlexiEPM pełni nie tylko rolę generatora sprawozdań, ale również narzędzia diagnostycznego. Dzięki precyzyjnemu wskazywaniu błędów – na poziomie konkretnego elementu i pozycji sprawozdania – znacząco skraca czas potrzebny na wprowadzenie poprawek i zwiększa pewność poprawności końcowego dokumentu.
