Dlaczego konsolidacja w Grupach Kapitałowych wciąż jest wyzwaniem?
Wiele firm wciąż prowadzi procesy konsolidacyjne w arkuszach Excela, łącząc dane z różnych spółek, systemów i walut. Skutkiem są błędy, długie cykle zamknięcia i trudności z audytem. Brakuje pełnej ścieżki audytowej, a każda korekta wymaga aktualizacji dziesiątek plików. W efekcie konsolidacja trwa tygodniami, a raporty trafiają do zarządu z dużym opóźnieniem.
Systemy klasy EPM, takie jak FlexiEPM, pozwalają przełamać ten schemat – łącząc dane z różnych źródeł w jednym środowisku SQL, automatyzując eliminacje, walidacje i raportowanie zgodne z wymogami UoR, MSSF i wewnętrznych standardów grupy.
1) Konsolidacja statutowa: zgodność i powtarzalność zamiast „jednorazowej akcji”
Ścieżka statutowa dotyczy obowiązków wynikających z Ustawy o rachunkowości i Rozporządzenia o konsolidacji. Najczęstsze wyzwania to:
- rozproszone źródła danych (różne plany kont, polityki rachunkowości),
- ręczne mapowania w Excelu,
- brak jednolitej ścieżki audytu dla korekt oraz stres związany z generowaniem finalnych sprawozdań (w tym pliku XML do MF).
Jeżeli każdy pakiet przychodzi w innym układzie, a zespół wykonuje konsolidację raz do roku, proces przypomina coroczne „odtwarzanie” kroków i polowanie na niespójności.
W podejściu prezentowanym na webinarze punktem wyjścia jest ujednolicenie do grupowego planu kont i nadanie procesowi charakteru powtarzalnej automatyzacji. System klasy EPM (np. FlexiEPM) centralizuje dane spółek, a zdefiniowane reguły mapowania sprawiają, że raporty w układzie ustawowym powstają bez manualnego przepisywania. Mechanizmy walidacji sygnalizują brakujące lub sprzeczne wartości, a rejestr operacji nadaje pełną audytowalność korektom i przekształceniom. Co kluczowe, finalne sprawozdanie – łącznie z XML zgodnym ze schematami MF – można wygenerować jednym kliknięciem. Dzięki temu zespół nie „składa” dokumentu na końcu, lecz konsekwentnie pracuje w ujednoliconym modelu danych przez cały okres sprawozdawczy.
2) Konsolidacja wg MSSF: wielowalutowość, eliminacje i praca „na żywo”
Ścieżka MSSF w spółkach publicznych dokłada wyższy rygor czasowy i jakościowy: trzeba aktualizować kwartalne raporty, eliminować transakcje wewnątrzgrupowe (ICO), obsłużyć dywidendy i różnice kursowe oraz zapewnić przejrzystość dla audytora. W praktyce największą barierą bywa nadal Excel/Word – gdy korekta jednej tabeli wymusza ręczne „przeklejenie” w kilku innych dokumentach, a każda aktualizacja kursów walut pociąga za sobą długi łańcuch poprawek.
Tu przewagę daje zintegrowany model EPM. Każda spółka raportuje dane w standardzie grupowym, a system – na bazie centralnie zdefiniowanych kursów – automatycznie przelicza waluty zgodnie z zasadami (np. bilans kursem na koniec okresu, RZiS kursem średnim). Eliminacje intercompany są liczone i kontrolowane na poziomie pozycji, z możliwością śledzenia różnic do dokumentu źródłowego. Co więcej, integracja repozytorium danych z edytorem sprawozdań (np. FlexiStatements) pozwala aktualizować Word bez ryzyka „rozjazdów”: tabele i noty „ciągną” liczby wprost z bazy, więc korekty w danych automatycznie odświeżają treść raportu. W rezultacie zespoły konsolidacyjne odzyskują czas i kontrolę, a audyt dostaje transparentny materiał dowodowy.
3) Konsolidacja zarządcza: jeden model dla finansów, controllingu i decyzji
Trzecia ścieżka to perspektywa controllingu i zarządu. Nawet najlepiej przygotowane sprawozdanie statutowe nie odpowiada na pytania o marżowość klientów, produktów czy segmentów ani nie łączy wyników finansowych z budżetami, prognozami, KPI i wolumenami. Jeśli te światy żyją w oddzielnych arkuszach, pojawia się klasyczny problem „dwóch wersji prawdy” i brak możliwości szybkiej analizy w różnych przekrojach (rynek, kanał, projekt).
Model konsolidacji od FlexiEPM rozwiązuje to przez włączenie danych pozaksięgowych do tego samego wielowymiarowego układu – dane ACTUAL, BUDGET, FORECAST współistnieją w jednym środowisku SQL, a raporty i dashboardy (np. w Power BI lub wbudowanych panelach) pozwalają natychmiast przełączać się między ujęciem statutowym i zarządczym. Dzięki temu CFO i kontrolerzy śledzą realizację budżetu „miesiąc w miesiąc”, widzą rentowność segmentów bez angażowania zespołu w ręczne scalanie plików i mogą szybciej przygotować scenariusze (what-if), gdy zmieniają się założenia rynkowe. Co ważne – zgodność z wymogami audytowymi nie jest tracona: ten sam słownik, te same reguły konsolidacyjne i ta sama kontrola dostępu (uprawnienia) obowiązują w całym modelu.
Jak to działa w praktyce: trzy role, jeden proces
Główny Księgowy (Piotr) zyskuje proces statutowy „bez kompromisów”: ujednolicone mapowanie, automatyczne walidacje i XML bez nerwowego „składania” na końcu. Korekty są śledzone, a powtarzalność procesu minimalizuje ryzyko „zapominania” kroków wykonywanych raz do roku.
Specjalistka ds. konsolidacji w spółce giełdowej (Anna) dostaje wielowalutowość i eliminacje ICO „z pudełka”, a dzięki integracji z edytorem sprawozdań nie przenosi ręcznie tabelek między Excelem a Wordem. Drill-down do dokumentu źródłowego ułatwia dialog z audytorem i przyspiesza kwartalne zamknięcia.
CFO (Katarzyna) łączy świat statutowy z controllingiem: raportuje marże segmentów, klientów i projektów w tych samych strukturach, w których konsoliduje wyniki grupy. Może pracować na danych rzeczywistych, budżetach i prognozach w jednym miejscu, bez „równoległych” arkuszy.
Nawet jeśli prawo nie wymaga pełnej konsolidacji (case Marek – właściciel rodzinnej grupy), model EPM pozwala zbudować konsolidację segmentową i uzyskać „jedno źródło prawdy” dla decyzji inwestycyjnych. Taki raport pokazuje, które spółki i linie biznesowe generują wynik, a które wymagają działań naprawczych.
Dlaczego to działa: trzy filary architektury
Jedno źródło prawdy (single source of truth) – centralna baza (np. MS SQL) z modelami ACTUAL/BUDGET/FORECAST, wspólne słowniki (spółki, centra kosztów, produkty, klienci) i spójne reguły przeliczeń.
Automatyzacja krytycznych kroków – mapowanie kont, walidacje, eliminacje ICO, przeliczenia walut, generowanie XML; w rezultacie zespół pracuje na wyjątkach, nie na ręcznych czynnościach.
Integracja raportów i edycji dokumentów – raporty zasilane bezpośrednio z bazy, edytowalne sprawozdania (np. przez FlexiStatements) i bezpieczne uprawnienia sprawiają, że zmiana w danych automatycznie „przepływa” do finalnych materiałów.
Efekt biznesowy: krótsze zamknięcia, mniej błędów, większa pewność
Dzięki podejściu „trzech ścieżek” jeden zespół jest w stanie obsłużyć zarówno rygor statutowy (UoR/MSSF), jak i potrzeby zarządcze, nie dublując pracy. Zmiana kursów, korekta w jednej jednostce czy nowa spółka w grupie nie wywracają procesu – są wchłaniane przez model i reguły. W liczbach przekłada się to na krótszy czas zamknięcia, mniejszą liczbę poprawek po audycie, mniej ręcznych błędów i – co najważniejsze – na lepsze decyzje podejmowane na aktualnych, wiarygodnych danych.
Wnioski po webinarze
„Konsolidacja bez kompromisów” to nie hasło, lecz praktyka oparta o trzy uzupełniające się ścieżki. Statutowa zapewnia zgodność i audytowalność, ścieżka MSSF porządkuje wielowalutowość i eliminacje ICO, a zarządcza domyka pętlę decyzyjną – dostarczając CFO i kontrolerom bieżącej informacji o marżowości i realizacji celów. System klasy EPM, taki jak FlexiEPM, spina te światy w jeden proces, w którym dane płyną od spółek zależnych aż po finalne sprawozdania i dashboardy, pozostając spójne i dostępne „na żądanie”. To właśnie ta spójność – procesowa i technologiczna – pozwala naprawdę skrócić czas, obniżyć ryzyko i podnieść jakość raportowania w Grupie Kapitałowej.
