Sage Symfonia
Automatyczny import zapisów księgowych i rozrachunków z systemu finansowo-księgowego
Projekty budowlane
Controlling finansowy w firmie realizującej kontrakty budowlane
Karty projektów
Pełne odwzorowanie obowiązujących układów raportowych
Automatyzacja
Codzienna aktualizacja raportów wynikowych
Szczegóły projektu
- Codzienna aktualizacja danych księgowych z Symfonia ERP oraz automatyczne generowanie raportów.
- Dedykowane raporty prezentujące metryczkę projektu, budżet, wyniki finansowe oraz należności na każdym kontrakcie.
- Zbiorcza analiza wyników realizowanych kontraktów i zleceń produkcyjnych, z identyfikacją odchyleń od budżetu.
- Raporty dostępne online, dostosowane do specyfiki projektów budowlanych i różnych typów kosztów.
Wyzwanie
Zmiana systemu controllingowego
Instac to dynamiczna i innowacyjna firma, która specjalizuje się w projektowaniu oraz instalacji stałych i półstałych systemów gaśniczych, a także w prefabrykacji rurociągów. Realizuje długoterminowe kontrakty budowlane, wykonuje zlecenia prefabrykacyjne dla klientów zewnętrznych oraz świadczy usługi serwisowe. Jako lider w swoim segmencie dostarcza zaawansowane rozwiązania dla największych obiektów komercyjnych i przemysłowych w Polsce, jednocześnie dynamicznie rozwijając działalność na rynkach zagranicznych.
Dotychczas firma korzystała z własnoręcznie stworzonych narzędzi raportowania zarządczego opartych na platformie Microsoft SQL Server Reporting Services. Jednak w miarę rozwoju biznesu rozwiązanie to zaczęło wykazywać liczne ograniczenia. System nie spełniał wymagań związanych z automatyzacją i szczegółowością analiz, co skutkowało rosnącymi trudnościami w zarządzaniu finansami i projektami.
Kluczowe problemy:
- Ograniczona funkcjonalność systemu: Brak możliwości generowania szczegółowych raportów finansowych i kontrolnych, które byłyby dostosowane do specyfiki projektów realizowanych przez firmę.
- Pracochłonność przetwarzania danych: Przygotowanie danych finansowych oraz raportów wymagało dużego nakładu pracy, co obciążało zespół i opóźniało procesy decyzyjne.
- Brak bieżącego monitorowania budżetów: Istniejące narzędzia nie umożliwiały skutecznego śledzenia realizacji budżetów na poziomie kontraktów, zleceń oraz całej firmy.
- Niewystarczające narzędzia do identyfikacji odchyleń: System nie pozwalał na szybkie wykrywanie odchyleń od budżetów, co utrudniało efektywne zarządzanie projektami i wprowadzanie działań korygujących.
- Ograniczona kontrola nad należnościami i kaucjami: Brak odpowiednich mechanizmów zarządzania finansami, w tym należnościami przeterminowanymi i kaucjami, ograniczał kontrolę nad kondycją finansową projektów.
Rozwiązanie
FlexiEPM jako narzędzie controllingu finansowego w projektach budowlanych
Wdrożenie FlexiEPM umożliwiło zintegrowanie danych finansowo-księgowych z systemu Symfonia ERP oraz stworzenie kompleksowego środowiska raportowania i budżetowania dostosowanego do potrzeb firmy budowlanej.
- Automatyczny import danych finansowych: Codzienna aktualizacja zapisów księgowych, rozrachunków i sald z Symfonia ERP.
- Sprawozdania finansowe: Rachunek Zysków i Strat (na poziomie całej firmy oraz poszczególnych linii biznesowych) oraz Bilans,
- Raportowanie kosztów ogólnych: koszty linii biznesowych oraz ogólne koszty administracyjne w podziale na grupy rodzajowe, oraz działy,
- Raportowanie rentowności kontraktów oraz zleceń produkcyjnych (szczegółowy rachunek wyników kontraktu lub zlecenia),
- Raportowanie przychodów i kosztów związanych z realizacją usług serwisowych.
Rozwiązanie dostarcza kluczowym menedżerom raporty niedostępne bezpośrednio w systemie finansowo-księgowym, umożliwiając tym samym bardziej zaawansowaną analizę danych. System automatycznie przetwarza i importuje zestawienia sald i obrotów księgi głównej, zapisy księgowe oraz rozliczenia rozrachunków, zapewniając pełną spójność i aktualność informacji.
W systemie zaimplementowano zaawansowane reguły informacyjne, które eliminują transakcje intracompany, zapewniając spójność i przejrzystość danych. Rozwiązanie umożliwia raportowanie wyników linii biznesowych, uwzględniając przychody i koszty wewnętrzne, a jednocześnie gwarantuje pełne uzgodnienie wyników na poziomie całej firmy zgodnie z wymogami sprawozdawczości statutowej.
FlexiEPM oferuje raportowanie wyników zarówno w układzie miesięcznym, jak i narastająco, co pozwala na bieżące monitorowanie postępów. Dodatkowo w każdym obszarze raportowania dostępna jest funkcja porównania aktualnych wyników z założonym budżetem, co umożliwia dokładną analizę odchyleń i wspiera podejmowanie decyzji.
Raportowanie zarządcze projektów budowlanych
Kluczowe elementy systemu raportowania zarządczego w FlexiEPM:
„Karta kontraktu” – kluczowy raport projektowy:
- Zawiera metryczkę projektu z takimi informacjami jak: klient, termin realizacji, kierownik projektu i robót, oraz krótka specyfikacja techniczna.
- Prezentuje budżet kontraktu z podziałem na przychody oraz szczegółową strukturę kosztów.
- Przedstawia aktualny wynik projektu, uwzględniając zrealizowane przychody, zarejestrowane koszty oraz wykonanie budżetu na poziomie każdej linii planistycznej.
- Oferuje zarządczą kalkulację narzutów na koszty ogólne działu, sprzedaży oraz koszty ogólnofirmowe, z podziałem na bieżący miesiąc, cały rok oraz całą historię projektu (w tym lata ubiegłe).
- Umożliwia rozliczenie należności handlowych, takich jak odnotowane wpłaty, potrącenia kaucji, kompensaty oraz różnice kursowe.
Budżety kontraktów:
- Wprowadzane z podziałem na przychody i koszty wynikające z umowy oraz dodatkowe uzgodnienia w trakcie realizacji kontraktu.
- Dane rzeczywiste (Actual) są automatycznie pobierane z systemu finansowo-księgowego.
- Elastyczne raporty pozwalają na rozwinięcie dowolnej pozycji do poziomu zapisów księgowych, co umożliwia szybkie uzyskanie szczegółowych odpowiedzi bez angażowania działu finansów.
Dostępność raportów:
- Zarząd, menedżerowie Działu Realizacji oraz kierownicy projektów i robót mają dostęp online do aktualnych i czytelnych raportów finansowych.
- Zestawienia prezentują bieżący stan projektu z perspektywy finansowej, co wspiera podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym.
Dedykowane szablony raportów:
- System zawiera predefiniowane wzorce raportów dostosowane do różnych typów projektów.
- Każdy szablon uwzględnia specyfikę kosztów odpowiednią dla danego rodzaju kontraktu, co zwiększa precyzję analizy finansowej.
Efektywność i wsparcie dla menedżerów:
- Umożliwia menedżerom projektów samodzielne sprawdzanie szczegółowych danych finansowych.
- Eliminuje konieczność angażowania pracowników działu finansów w przygotowywanie szczegółowych odpowiedzi na pytania związane z raportami.
FlexiEPM dostarcza kompleksowe, aktualne i przejrzyste informacje finansowe, które wspierają zarządzanie projektami budowlanymi na każdym etapie realizacji.
Monitorowanie kontraktów budowlanych i zleceń produkcyjnych
Zbiorcze raportowanie portfela projektów:
- FlexiEPM umożliwia kompleksowe raportowanie wyników całego portfela realizowanych kontraktów i zleceń produkcyjnych, co pozwala na efektywne zarządzanie wieloma projektami jednocześnie.
Minimalne wymagania kadrowe:
- Do obsługi systemu wystarcza jeden pracownik działu finansowego, co znacząco ogranicza obciążenie operacyjne.
- Administrator biznesowy zarządza słownikami kontraktów i zleceń, centralnie przypisując atrybuty i statusy projektom.
Elastyczność w zarządzaniu raportami:
- Centralne nadawanie statusów umożliwia łatwe „ukrywanie” zamkniętych projektów w raportach, co zapewnia przejrzystość i porządek w analizach.
Identyfikacja odchyleń:
- Raporty portfelowe pozwalają na szybkie wykrywanie projektów z istotnymi odchyleniami względem budżetów, co wspiera podejmowanie działań korygujących.
Precyzyjne dane o należnościach:
- System dostarcza szczegółowe informacje o należnościach przeterminowanych oraz potrąceniach z tytułu kaucji, co ułatwia kontrolę finansową na poziomie każdego projektu.
Korzyści
Pełna automatyzacja i precyzyjna kontrola finansowa projektów
FlexiEPM znacząco usprawniło zarządzanie projektami dzięki pełnej automatyzacji procesów raportowania i aktualizacji danych finansowych. System codziennie importuje dane z systemów finansowo-księgowych, automatycznie generuje raporty i umożliwia szczegółowe monitorowanie realizacji budżetów na poziomie kontraktów, zleceń produkcyjnych oraz całej firmy. Zarząd i menedżerowie mają dostęp online do szczegółowych raportów finansowych, co pozwala na podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym.
Centralna administracja raportami ułatwia zarządzanie aktywnymi i zamkniętymi projektami, zapewniając przejrzystość w analizie portfela projektów. Raportowanie portfelowe pozwala szybko identyfikować projekty z odchyleniami od budżetów, umożliwiając podejmowanie działań korygujących. Dodatkowo, FlexiEPM dostarcza precyzyjnych danych o należnościach przeterminowanych i potrąceniach, co wspiera efektywną kontrolę finansową na każdym etapie projektu.
- Automatyzacja i oszczędność czasu: System automatyzuje raportowanie i aktualizację danych, minimalizując zaangażowanie kadry finansowej.
- Kompleksowe zarządzanie portfelem: Monitorowanie wyników całego portfela projektów i zleceń w jednym miejscu.
- Precyzyjna kontrola finansowa: Identyfikacja odchyleń od budżetów oraz zarządzanie należnościami przeterminowanymi na poziomie projektów.
- Elastyczność i efektywność: Łatwe zarządzanie aktywnymi i zamkniętymi projektami oraz zoptymalizowanie procesów przy minimalnym nakładzie pracy.
Dzięki FlexiEPM firmy projektowe mogą zyskać pełną kontrolę nad finansami, uprościć procesy controllingu i podejmować trafniejsze decyzje biznesowe. To narzędzie łączy automatyzację z elastycznością, dostosowując się do specyfiki i wymagań każdej organizacji.
