Przy tempie rozwoju technologii coraz trudniej usprawiedliwiać pracę, która jest powtarzalna, czasochłonna, frustrująca i w dodatku całkowicie możliwa do zautomatyzowania.
A jednak w finansach, controllingu i raportowaniu takie sytuacje wciąż są normą, a nie wyjątkiem.
Ta seria powstała po to, żeby je nazwać. Bez wytykania palcami. Za to z bardzo konkretnymi przykładami i uczciwą odpowiedzią na pytanie: czy da się to zrobić mądrzej?
Przykład nr 1: sprawozdania finansowe i Word, czyli CTRL+C / CTRL+V w wersji premium
Zaczynamy od klasyki. Sprawozdania finansowe.
Spółki giełdowe, grupy kapitałowe, firmy raportujące zgodnie z UoR. Wszyscy, którym zależy na profesjonalnym, „wydawniczym” wyglądzie raportu, kończą w Wordzie.
I tu zaczyna się problem.
Excel świetnie radzi sobie z liczbami.
Word odpowiada za wygląd.
Efekt? Kopiuj–wklej.
Nie raz. Często 50, 60, czasem 80 tabel i not objaśniających. Kilka godzin mechanicznej pracy, przełączania się między plikami i nerwowego sprawdzania, czy coś się nie rozjechało.
A jeśli:
– raportów jest kilka (albo kilkanaście),
– dochodzi konsolidacja,
– audytor wraca z uwagami „na już”…
…to nagle z „końcówki raportowania” robi się kilka dni nerwowej pracy na ostatnią chwilę.
Zegar pokazuje 18:15. Przed Tobą jeszcze „tylko” dwie godziny CTRL+C / CTRL+V.
Brzmi znajomo?
Właśnie z tego powodu powstało FlexiStatements. Narzędzie, które łączy Excela z Wordem i automatyzuje ostatnią prostą raportowania. Jednym kliknięciem aktualizuje wszystkie tabele i noty, bez ręcznego kopiowania.
Bez serwerów, bez długich wdrożeń, bez rewolucji. Jeśli gdzieś istnieje szybki „quick win” w księgowości na styczeń i luty, to dokładnie tutaj.
Przykład nr 2: controlling i klejenie formatek budżetowych
Drugi przykład pochodzi z controllingu. A konkretnie z procesu budżetowego.
Klasyczna sytuacja: trzeba przygotować personalizowane formatki dla menedżerów.
Każdy ma dostać swoją:
– jedno centrum kosztowe,
– konkretny region,
– wybrani klienci albo projekty.
Bottom-up bez personalizowanych formatek po prostu nie istnieje.
Bo zazwyczaj menedżer ma widzieć tylko swoje dane. Reszta jest zbędna albo wręcz twardo niedostępna — żeby nie generować niepotrzebnych porównań i dyskusji.
Najciekawiej (czytaj: najboleśniej) bywa w HR.
Bo nawet jeśli sprzedaż czy koszty nie są w firmie silnie reglamentowane, wynagrodzenia już tak.
Więc gdy trzeba zebrać propozycje podwyżek, controlling ląduje z zadaniem:
„Przygotuj formatki. Każdemu kierownikowi tylko jego pracownicy.”
Czyli… klejenie Exceli w czystej postaci.
Najczęściej pod koniec wakacji albo na początku września.
Ci sprytniejsi ratują się makrami VBA.
I uczciwie: jeśli nie ma alternatywy systemowej — to nie ma czego deprecjonować. To jest automatyzacja. Tania. Może nie w 100% niezawodna, ale potrafi oszczędzić masę godzin i błędów.
Problem zaczyna się wtedy, gdy:
– rozwiązanie tymczasowe staje się strategią,
– a „jakoś działa” ma wystarczyć na kolejne 3–5 lat.
Systemowo rozwiązanie tego problemu nazywa się FP&A / EPM.
I nie ma co się oszukiwać — Power BI tego nie załatwi (Widziałem próby zapisywania danych z PBI do SQL… to wciąż nie ten kierunek).
W firmach, które wdrożyły FlexiEPM, widzimy, że:
– przygotowanie formatek przestaje być tematem, bo
– jest jeden wzorzec i spójny model danych,
– więc każdy menedżer dostaje swoją, online’ową, bezpieczną formatkę.
Ważna uwaga: samo „nie będziemy już kleić Exceli” to za mało, żeby uzasadnić system. Prawdziwe korzyści są w jakości danych, kontroli procesu i spokoju zespołu.
A jeśli jedynym problemem są formatki – czasem naprawdę wystarczy dobre makro.
Przykład nr 3: CFO, który robi operację, prędzej czy później utonie w Excelach
Trzeci przykład dotyczy roli CFO.
CFO nie powinien robić pracy operacyjnej, bo prędzej czy później utonie w Excelach.
A nawet jeśli utrzyma się razem z firmą na powierzchni, poświęci na to całą swoją energię. Efekt? Zamiast rozwoju — ciągła walka o przetrwanie.
Wchodząc na wyższe szczeble kariery, trzeba zostawić za sobą stare zadania i przyzwyczajenia. Rolą CFO nie jest robienie raportów czy przygotowywanie budżetów, tylko zadbanie o systemy, procesy i organizację. Takie, które sprawią, że tematy operacyjne będą działały bez jego bezpośredniego udziału.
Dwa przykłady. Oba autentyczne. Oba z dużych polskich firm, które urosły do około 250 pracowników i blisko 500 mln przychodu. W obu przypadkach, w ciągu 12 miesięcy od objęcia sterów finansów przez nowego CFO, pojawił się FlexiEPM. A jednak tylko jeden z tych przypadków można nazwać sukcesem.
W firmie „A” CFO rozpoczął pracę z jasną wizją profesjonalizacji finansów. Zbudował controlling praktycznie od podstaw, wzmocnił zespół (w tym doświadczonym menedżerem) i dobrze rozumiał, w co gra, inwestując w system i organizację. Dość szybko odsunął się od pracy operacyjnej i skoncentrował na tematach strategicznych.
W firmie „B” CFO przyszedł przede wszystkim gasić pożary. Controlling istniał, ale liczby powstawały raczej „na zaliczenie”. Nowy inwestor branżowy wymagał regularnych raportów, co oznaczało ogrom pracy u podstaw. CFO zakasał rękawy i równolegle ciągnął operację oraz wdrożenie systemu. Zespół nie nadążał, a on sam był wiecznie w niedoczasie, z dziesiątkami arkuszy Excela otwartych na ekranie. System został wdrożony, ale kluczowym użytkownikiem pozostał… CFO.
Po trzech latach obaj są już w innych miejscach. Różnica polega na tym, że firma „A” przeszła udany exit, a CFO zdobył doświadczenie, które otworzyło mu drogę do większych projektów. Firma „B” została bez CFO i bez jego know-how. Mimo ogromnego wysiłku zabrakło organizacji -dlatego efekty tej pracy szybko zaczęły się rozmieniać na drobne.
Jakie wnioski po awansie na CFO? Odejdź od Excela. Skup się na systemach i procesach, ale również na ludziach. Myśl o tym, jak najszybciej sprawić, by raportowanie i budżetowanie działały bez Ciebie. Wyjdź na chwilę ze strefy komfortu i przestań robić rzeczy, które umiesz najlepiej, a zacznij robić te, które są naprawdę potrzebne.
Najtrudniejsze zwykle okazuje się przekonanie CEO lub właściciela, że to będzie kosztować. Ale jeśli CFO jest w firmie po to, by budować długoterminową wartość, a nie tylko gasić pożary, to inne ścieżki są po prostu… głupie.
