To właśnie moment, w którym Excel — dotąd sprzymierzeniec — zaczyna być barierą.
Jako Zespół FlexiEPM widzimy to bardzo wyraźnie w rozmowach z controllerami i działami finansów. W tym artykule opowiadamy, kiedy Excel przestaje wystarczać — a w kluczowych miejscach dopowiada swoje obserwacje nasz konsultant Paweł Pietrzak, który wdraża FlexiEPM w rosnących organizacjach.
Paweł przez wiele lat pracował po stronie controllingu, a dziś łączy to doświadczenie z wiedzą techniczną: SQL, integracje, modelowanie procesów planistycznych. Dzięki temu bardzo dobrze wie, w którym momencie Excel przestaje dawać radę i kiedy firmie potrzebna jest stabilniejsza architektura danych.
Czego się dowiesz z tego artykułu
1. Excel jako repozytorium danych działa tylko na wczesnym etapie rozwoju firmy
W małych zespołach Excel sprawdza się świetnie. Problem zaczyna się wtedy, gdy firma się rozrasta a Excel pełni funkcję nie tylko narzędzia do analizy, ale także miejsca przechowywania danych. Wtedy wszystkie ograniczenia, o których rzadko myśli się na co dzień, zaczynają wybrzmiewać bardzo głośno.
W praktyce wygląda to niemal identycznie średniej wielkości firmie:
- jeden plik budżetowy trafia do wielu użytkowników,
- każdy edytuje swoją kopię,
- pojawiają się kolejne wersje,
- pliki zaczynają być łączone linkami,
- zmiana w strukturze jednego arkusza destabilizuje cały proces,
- dział controllingu lub jedna osoba próbuje skonsolidować i uporządkować dane.
Paweł Pietrzak, konsultant FlexiEPM który przez lata modelował procesy controllingu w różnych organizacjach, opisał to tak:
Duże pliki otwierają się coraz wolniej.
Ryzyko błędów rośnie wykładniczo.
Scalanie wersji zajmuje więcej czasu niż samo planowanie.
W pewnym momencie firmy dochodzą do ściany. Wiedzą, że Excel nadal będzie potrzebny — ale nie jako główna platforma danych. Z perspektywy controllingu i IT najczęstsze problemy wyglądają tak:
Problem | Konsekwencja w organizacji |
Przechowywanie danych w plikach | brak kontroli wersji, ryzyko nadpisania danych |
Rozbudowane połączenia między arkuszami | ciągłe rozsypywanie się linków, błędy adresacji |
Pliki o dużych rozmiarach | spowolnienie pracy, zawieszanie się Excela |
Duplikowanie danych | każdy dział ma własną „kopię prawdy” |
Brak centralnego repozytorium | brak spójności definicji i struktur |
2. Nieefektywna dystrybucja danych: niewidoczny, ale stały koszt dla firmy
Kiedy Excel staje się „magazynem danych”, każda zmiana struktury wymaga manualnej pracy. Im więcej osób pracuje na plikach, tym większe ryzyko, że drobna modyfikacja układu arkusza unieruchomi cały proces. Linki przestają działać, tabele przestają się sumować, a scalanie danych potrafi trwać dłużej niż samo planowanie.
Częsty schemat budżetowania w Excelu wygląda tak:
– controlling przygotowuje wersję bazową,
– plik trafia do kilkudziesięciu osób,
– każda uzupełnia go lokalnie,
– controlling próbuje scalić wszystko w jedną wersję,
– po drodze pojawiają się problemy strukturalne i błędy formuł.
Paweł wspominał sytuację, w której:
„Każdy plik planistyczny miał własną kopię arkusza z kluczowymi założeniami. Każda zmiana wymagała ręcznej aktualizacji w kilkunastu miejscach. To była praca bez końca.”
W efekcie:
– controlling traci tygodnie na techniczne przygotowanie danych zamiast na analizę,
– błędy stają się trudne do identyfikacji,
– użytkownicy tracą zaufanie do liczb,
– a czas planowania rośnie proporcjonalnie do rozmiaru organizacji.
To nie jest problem ludzi tylko architektury procesu i braku jednego, centralnego źródła danych.
3. FlexiEPM odwraca logikę: dane trafiają do bazy, a Excel pozostaje prostym interfejsem
Najważniejszą zmianą, którą wnosi FlexiEPM, jest oddzielenie danych od wyglądu pliku.
Excel przestaje być magazynem a staje się narzędziem do zbierania i wyświetlania informacji. Wszystko, co wpisuje użytkownik, trafia bezpośrednio do bazy danych SQL – w sposób kontrolowany, zgodny z ustalonymi mapowaniami i strukturą organizacji.
Excel nadal:
- wygląda tak, jak użytkownicy lubią,
- korzysta z ich modeli i formuł,
- jest wygodnym, intuicyjnym interfejsem.
Zmienia się jedynie to, gdzie żyją dane.
Przed FlexiEPM | Po wdrożeniu FlexiEPM |
każdy ma swoją wersję pliku | wszyscy pobierają dane z tego samego źródła |
dane żyją w Excelach | dane żyją w hurtowni SQL |
zmiana struktury = awaria linków | zmiana struktury przechodzi przez mapowania i jest kontrolowana |
dystrybucja plików | zero dystrybucji — Excel pobiera aktualne dane z bazy |
proces planowania 2–4 tygodnie dłuższy | scenariusze kopiowane automatycznie w kilka minut |
W praktyce taka zmiana całkowicie odmienia sposób pracy całych działów. Dane nie muszą już krążyć między użytkownikami, bo wszyscy korzystają z jednego, zawsze aktualnego źródła. Struktura informacji jest spójna, a mapowania pilnują, by każdy element trafiał dokładnie tam, gdzie powinien. Dział IT nie musi nadawać i cofać uprawnień. Model zachowuje stabilność niezależnie od liczby osób pracujących równocześnie, a przygotowanie nowej wersji planu nie polega już na kopiowaniu poprzedniego pliku i poprawianiu formuł.
Z perspektywy użytkowników oznacza to mniej powtarzalnych czynności, mniej obaw o poprawność danych i znacznie krótszy czas przygotowania budżetów czy forecastów. W wielu organizacjach różnica jest odczuwalna już w pierwszym cyklu planistycznym – praca przebiega szybciej, błędów jest mniej, a cały proces staje się znacznie bardziej przewidywalny.
4. FlexiEPM naturalnie buduje fundament pod hurtownię danych
W większości firm wdrożenie hurtowni danych to duży, kosztowny projekt, który wymaga ścisłej współpracy działów IT, finansów i operacji. Trzeba:
– zebrać dane z różnych systemów,
– ujednolicić struktury,
– zbudować słowniki,
– opracować model danych,
– zadbać o integracje i bezpieczeństwo.
Tymczasem FlexiEPM, dzięki swojej architekturze, tworzy fundament pod hurtownię danych niemal „przy okazji”. Dzieje się to w trakcie porządkowania procesu planowania i raportowania.
Dlaczego tak się dzieje?
Po pierwsze, wszystkie dane trafiają do SQL w uporządkowanej, znormalizowanej formie. Dane wykonania, plany, scenariusze, słowniki czy hierarchie stają się spójne, jednolite i gotowe do dalszego przetwarzania.
Po drugie, proces mapowania wymusza jednoznaczność definicji biznesowych. Konta, centra kosztów, obszary, jednostki, SKU, projekty — wszystko to zostaje przetłumaczone na spójny układ wymiarów, zrozumiały zarówno dla controllingu, jak i dla IT.
Po trzecie, dane przestają „żyć w Excelach”, więc można nimi zarządzać centralnie. Backupy, kontrola dostępu, integracja z innymi systemami — wszystko jest łatwiejsze, bo dane są w jednym miejscu, w profesjonalnym silniku bazodanowym.
Dla średnich firm to często pierwszy realny krok w kierunku prawdziwej architektury danych, który wcześniej wydawał się poza zasięgiem. A dla zespołów finansowych oznacza to, że codzienna praca staje się jednocześnie procesem „budowania hurtowni”, a nie tylko gaszeniem pożarów.
5. Z FlexiEPM do Power BI jest już bardzo blisko
Kolejnym etapem dojrzewania organizacji jest zwykle potrzeba lepszego prezentowania i analityki zarządczej. Tutaj na scenę wchodzi Power BI.
Power BI to narzędzie Microsoftu do analizy i wizualizacji danych. Pozwala łączyć informacje z wielu źródeł, budować interaktywne dashboardy, śledzić wskaźniki w czasie rzeczywistym i udostępniać raporty w całej organizacji. Jednocześnie ma jedno istotne założenie: oczekuje danych czystych, spójnych i logicznie poukładanych.
Jeśli dane są niespójne, rozproszone, niejednolicie opisane albo trzymane w wielu arkuszach Excela, to w Power BI od razu widać każdy brak, każdą różnicę i każdą niekonsekwencję biznesową. Narzędzie nie rozwiązuje problemów z danymi — ono je uwidacznia.
W momencie, kiedy organizacja korzysta już z FlexiEPM, sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Dane trafiają do SQL w ujednoliconym, przemyślanym układzie. Struktury są zdefiniowane, słowniki aktualne, a plan i wykonanie funkcjonują w jednej logice wymiarów. W praktyce oznacza to, że zamiast zaczynać wdrożenie BI od wielomiesięcznego porządkowania informacji, można od razu przejść do projektowania modelu danych oraz budowania raportów.
Paweł podkreślał w rozmowie, że dopiero po wdrożeniu FlexiEPM wiele firm widzi, jak bardzo brakowało im stabilnego fundamentu pod analitykę. Nagle przestają istnieć techniczne przeszkody, które wcześniej spowalniały każdy krok. Logika biznesowa jest spójna, dane są kompletne, a hierarchie uporządkowane – czyli dokładnie to, czego potrzebuje Power BI, aby generować wartościowe dashboardy.
Efekt widać bardzo szybko. Czas wdrożenia BI skraca się z miesięcy do tygodni. Koszty zewnętrznych usług maleją, bo znika konieczność żmudnego czyszczenia danych. Raporty powstają szybciej, a controlling może w końcu skupić się na analizie, a nie na mozolnym przygotowywaniu źródeł. Dodatkowo jakość raportowania zarządczego rośnie niemal automatycznie, bo dane pochodzą z jednego, wiarygodnego miejsca.
W takiej architekturze FlexiEPM pełni rolę warstwy integracyjnej – pośrednika między systemami źródłowymi a narzędziami analitycznymi. Otwiera drogę do Power BI w sposób naturalny i bezbolesny, bo porządkuje to, co w większości organizacji jest najbardziej problematyczne: fundament danych, na którym ma opierać się cała analityka.
6. Podsumowanie: Excel zostaje tam, gdzie jest najlepszy
Najcenniejsza zmiana, jaką daje FlexiEPM, polega na tym, że pozwala zachować to, co w Excelu najlepsze – elastyczność, znajomość środowiska, szybkość pracy – eliminując jednocześnie jego największe słabości: chaos wersji, ryzyko błędów, brak centralizacji danych.
Dzięki temu:
– controllerzy mogą skupić się na analizie, a nie na scalaniu plików,
– księgowość ma pewność, że dane są spójne i aktualne,
– działy IT dostają uporządkowaną bazę danych, którą łatwo rozwijać,
– zarząd otrzymuje rzetelne, porównywalne raporty.
FlexiEPM nie zastępuje Excela. Sprawia, że Excel w końcu może być używany tak, jak powinien – jako wygodny interfejs do pracy z danymi, a nie jako ich jedyne źródło. A dla rosnących organizacji staje się realnym fundamentem pod nowoczesną hurtownię danych i profesjonalną analitykę w Power BI.
