Centralna konsolidacja bez Excela
Jednostkowe sprawozdania ok. 50 spółek są konsolidowane w jednym systemie. Dane po imporcie przeliczają się automatycznie, bez ręcznego scalania plików.
Wielowalutowość i dane historyczne
Spółki raportują w walutach lokalnych, a raporty (bilans i P&L) można generować w PLN, EUR lub walutach lokalnych. System uwzględnia kursy i przeliczenia historyczne, a zmiana waluty to jedno kliknięcie.
Mapowania i kontrola dostępu
Mapowania kont są centralnie zarządzane i mają historię zmian w czasie. System pokazuje, kto i kiedy zmienił mapowanie oraz od kiedy obowiązuje. Dostęp do zmian jest kontrolowany.
Drill-down do danych źródłowych
Każdą pozycję w bilansie i P&L można rozwinąć do danych źródłowych. Widać spółki, konta i zapisy budujące wartość, bez otwierania wielu plików i dodatkowych wyjaśnień mailowych.
Szczegóły projektu
Zakres projektu obejmował uporządkowanie i centralizację procesu konsolidacji finansowej w grupie kapitałowej o złożonej strukturze organizacyjnej i międzynarodowym charakterze działalności.
W ramach wdrożenia zrealizowano:
- konsolidację jednostkowych pakietów konsolidacyjnych spółek krajowych i zagranicznych
- obsługę wielowalutowości wraz z przeliczeniami historycznymi
- centralne zarządzanie mapowaniami kont wraz z pełną historią zmian w czasie
- zapewnienie kontroli, audytowalności i bezpieczeństwa danych finansowych
- skrócenie czasu przygotowania pakietów konsolidacyjnych
- przygotowanie organizacji na dalszy wzrost i kolejne akwizycje
Projekt był realizowany etapowo i poprzedzony długim procesem przygotowania danych historycznych, weryfikacji i uporządkowania danych historycznych. Główne etapy wdrożenia, poprzedzające pierwszą konsolidację przygotowaną przy wykorzystaniu systemu FlexiEPM trwały około 9 miesięcy i były prowadzone równolegle z bieżącą pracą zespołu finansowego.
Wyzwanie
Konsolidacja oparta na Excelu przy rosnącej liczbie spółek
Punktem wyjścia był proces konsolidacji oparty niemal w całości na Excelu. Przy mniejszej skali organizacji rozwiązanie to było wystarczające, jednak wraz z rozwojem grupy zaczęło generować realne ryzyka operacyjne.
Główne problemy obejmowały:
- kilkadziesiąt pakietów jednostkowych przesyłanych mailowo
- ręczne scalanie danych w plikach zbiorczych
- brak kontroli nad tym, kto i kiedy zmienia mapowania kont
- wysokie ryzyko błędów ludzkich przy przeliczeniach walutowych
- potrzeba jednego, centralnego źródła danych
- rosnące obciążenie zespołu przy każdej kolejnej spółce w strukturze
Dodatkowym wyzwaniem była wielowalutowość – każda spółka raportowała w walucie lokalnej, co wymagało ręcznych przeliczeń, pilnowania kursów historycznych i weryfikacji poprawności danych.
Zespół finansowy jasno widział, że przy dalszym wzroście grupy Excel przestaje być odpowiednim narzędziem, a zaczyna być wąskim gardłem i źródłem ryzyka.
Rozwiązanie
Jeden system do konsolidacji finansowej
Zdecydowano się na wdrożenie systemu FlexiEPM jako centralnej platformy do konsolidacji danych finansowych grupy.
System przejął kluczowe elementy procesu:
- centralne gromadzenie danych ze spółek
- automatyczne mapowania kont z pełną historią zmian
- obsługę wielu walut oraz przeliczeń kapitałów
- możliwość szczegółowego drill-downu do danych źródłowych
- alerty informujące o nowych lub niezmapowanych kontach
- szybkie przełączanie raportów pomiędzy walutami (PLN, EUR, waluty lokalne)
Istotnym elementem wdrożenia było testowanie systemu na danych historycznych. Zespół porównywał wcześniejsze konsolidacje wykonywane w Excelu z wynikami generowanymi w systemie, aby zrozumieć różnice i wyeliminować błędy wynikające z wcześniejszych, ręcznych procesów.
Projekt wymagał także uporządkowania struktury danych pod kątem not objaśniających oraz powiązań pomiędzy bilansem, rachunkiem zysków i strat oraz dodatkowymi wymiarami księgowymi.
Korzyści
Automatyzacja konsolidacji finansowej w Grupie
Po wdrożeniu systemu zmienił się sposób pracy zespołu konsolidacyjnego – zarówno operacyjnie, jak i organizacyjnie.
Najważniejsze efekty to:
- znaczące skrócenie czasu przygotowania pierwszej wersji pakietów konsolidacyjnych
- eliminacja ręcznego „sklejania” danych w Excelu
- pełna kontrola nad mapowaniami kont i ich zmianami w czasie
- ograniczenie ryzyka błędów walutowych i kursowych
- możliwość szybkiego odpowiadania na zapytania ad hoc zarządu
- większa pewność i obronność danych finansowych
- gotowość systemu na dalszy rozwój grupy i kolejne spółki
Dodatkową wartością było stworzenie spójnych standardów raportowania i odbioru danych w całej grupie, co ułatwia współpracę i porządkuje procesy na przyszłość.
Podsumowanie projektu w liczbach
Rekomendacja systemu FlexiEPM
