Jedna baza leasingów
Wszystkie umowy leasingowe – z historii wycen i kalkulacjami – znajdują się teraz w jednej wspólnej bazie. Bez potrzeby łączenia plików i formatów.
Kalkulacja na jeden przycisk
Użytkownicy uruchamiają przeliczenie wycen i raportów jednym kliknięciem – bez ingerencji w formuły i bez ryzyka błędu.
Gotowe dane do Microsoft Dynamics
Plik PK przygotowany w układzie zaakceptowanym przez dział księgowy – dane można zaimportować do Microsoft Dynamics bez korekt i ręcznych mapowań.
Obsługa prognoz i wieczystych umów
System uwzględnia umowy długoterminowe (dzierżawy, prognozy 20+ lat) i specyficzne potrzeby sprawozdawcze Grupy.
Szczegóły projektu
- OT Logistics zgłosiło się do nas z potrzebą uporządkowania przeliczania i raportowania umów leasingowych. Do tej pory każda spółka przygotowywała osobne pliki, a jeden z użytkowników ręcznie sumował dane pod raporty zbiorcze.
Problemem była też zmienność warunków umów – każda modyfikacja wymagała ręcznej aktualizacji kalkulacji i ponownego przeliczenia całych plików.
Projekt objął konfigurację modelu, przeliczenie standardowych umów oraz integrację z Microsoft Dynamics.
Wdrożenie zrealizowano w etapach:
▪ konfiguracja kalkulacji: lipiec–sierpień 2024,
▪ konfiguracja PK: wrzesień 2024 – marzec 2025.
FlexiEPM został skonfigurowany tak, by użytkownicy mogli:
▪ uruchomić kalkulację „na jeden przycisk”,
▪ rozbić wyceny wg spółek, segmentów, obiektów kontrolingowych,
▪ wygenerować raporty w układzie wymaganym przez Grupę,
▪ przygotować gotowe pliki PK zgodne z Microsoft Dynamics.
System obsługuje również specyficzne przypadki: długoterminowe umowy, prognozy na kilkadziesiąt lat, wieczyste dzierżawy, podatki odroczone, wiekowanie.
Wyzwanie
Ręczne pliki, złożone kalkulacje i brak jednego źródła danych
OT Logistics – jako spółka notowana na giełdzie i zarządzająca wieloma jednostkami – mierzyła się z klasycznym wyzwaniem w obszarze raportowania leasingów. Każda spółka Grupy przygotowywała kalkulacje osobno, w arkuszu Excel. Zmiany w umowach wprowadzano ręcznie, a proces był trudny do powtórzenia i przekazania innym osobom. Co więcej, na końcu to jedna osoba sumowała wszystko do wspólnego raportu.
Brak ujednoliconego podejścia skutkował:
– problemami z miesięcznym zamknięciem,
– trudnością w przekrojowej analizie umów,
– ryzykiem błędów i opóźnień,
– brakiem zgodności z wymogami MSSF 16 oraz strukturą raportową Grupy.
Dodatkowym wyzwaniem było przygotowanie plików PK w formacie, który mógł zostać bezbłędnie zaimportowany do systemu Microsoft Dynamics – z uwzględnieniem wymagań działu księgowego i kontrolingowego.
Rozwiązanie
Elastyczny moduł do zarządzania umowami leasingowymi i kalkulacjami MSSF 16
W odpowiedzi na potrzeby klienta z Grupy Kapitałowej opracowaliśmy moduł MSSF 16 FlexiEPM, który zastąpił ręczne przeliczanie umów leasingowych prowadzone w Excelu. Dotychczasowy proces – oparty o wiele oddzielnych plików i brak spójnego podejścia – utrudniał kontrolę, agregację danych i raportowanie w skali całej Grupy.
Nowe rozwiązanie umożliwia:
tworzenie jednej wspólnej bazy danych wszystkich umów leasingowych (z historią wycen),
kalkulację wycen i tworzenie raportów „na jeden przycisk” – z możliwością podziału na spółkę, segment czy jedną konkretną umowę,
rozbicie wycen wg struktury organizacyjnej i obiektów kontrolingowych,
przygotowanie danych w formacie zgodnym z wymogami Grupy oraz systemem księgowym (Microsoft Dynamics).
Moduł obsługuje również nietypowe przypadki – jak prognozowanie długoterminowych umów (np. dzierżawy wieczystej), naliczanie podatku odroczonego czy wiekowanie.
Aspekty techniczne wdrożenia
- Dane źródłowe pobierane z Microsoft Dynamics – z podziałem na segmenty, działy gospodarcze i inne obiekty kontrolingowe.
- FlexiEPM przygotowuje plik PK w formacie i strukturze, która umożliwia import do systemu księgowego bez dodatkowego mapowania.
- Uwzględnienie wymagań raportowych Grupy i działów kontrolingu.
- Możliwość rozbudowy o dodatkowe wymiary, kalkulacje i noty informacyjne – w ramach jednego narzędzia.
- Obsługa długookresowych modeli finansowych (dziesięcio- i kilkudziesięcioletnich).
Korzyści
Zwiększenie spójności danych i pełna kontrola nad wyceną leasingów
Dzięki wdrożeniu FlexiEPM zespół finansowy i kontrolingowy zyskał intuicyjne, elastyczne narzędzie do obsługi umów leasingowych.
Najważniejsze efekty to:
znaczne skrócenie czasu obsługi i przeliczania umów leasingowych – zespół pracuje dziś na jednym wspólnym modelu,
eliminacja konieczności ręcznego sumowania i przeliczania danych,
możliwość agregacji i rozbijania danych wg potrzeb (np. dla Grupy, spółki, segmentu),
pełna kontrola nad logiką kalkulacji, w tym rozliczaniem podatku odroczonego i wiekowaniem,
gotowe pliki księgowe, które zaczytują się do Microsoft Dynamics już przy pierwszym imporcie.
Dzięki wdrożeniu OT Logistics uporządkowało cały proces wyceny i raportowania leasingów – od kalkulacji po księgowanie. Projekt nie tylko usprawnił codzienną pracę zespołu, ale też przygotował Grupę na audyty, konsolidację i dalszy rozwój
Podsumowanie projektu w liczbach
Rekomendacja systemu FlexiEPM
