Zautomatyzowane PK
Gotowe polecenia księgowania w formacie SAP — generowane jednym kliknięciem, bez potrzeby ręcznego wpisywania danych.
50+ umów w pół godziny
Czas przygotowania raportów miesięcznych skrócony z kilku dni do 30 minut. Zmiana odczuwalna już w pierwszym miesiącu działania systemu.
Gotowość na audyt i MSSF 16
Dane są kompletne, zgodne z wymogami MSSF 16 i gotowe do wykorzystania podczas wewnętrznych audytów i raportowania grupowego.
Zespół działa niezależnie
Zastępowalność w zarządzaniu procesem nie jest już problemem – dzięki prostemu interfejsowi i automatyzacji, każdy członek zespołu może samodzielnie obsłużyć cały cykl raportowania.
Szczegóły projektu
- Firma HOYA dążyła do pełnej automatyzacji raportowania umów leasingowych oraz uproszczenia procesu integracji z systemem SAP. Kluczowym priorytetem było wdrożenie rozwiązania zgodnego z MSSF 16, które pozwoliłoby na szybsze, dokładniejsze i łatwiejsze przygotowanie danych do raportowania grupowego.
- Projekt został zrealizowany w okresie od października 2024 do marca 2025. Prace obejmowały zarówno analizę i konfigurację systemu FlexiEPM, jak i testy integracyjne oraz szkolenie zespołu HOYA.
System został skonfigurowany do obsługi różnych typów leasingów, ich wyceny oraz tworzenia zautomatyzowanych poleceń księgowania, zgodnych z wymaganiami SAP.
Z rozwiązania korzysta na co dzień zespół finansowy i controllingowy HOYA. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i gotowym raportom użytkownicy szybko zaadaptowali się do nowego narzędzia bez konieczności czasochłonnych szkoleń.
- Czas przygotowania miesięcznych danych do raportowania został zredukowany z kilku dni do 30 minut. Proces przebiega teraz w pełni automatycznie – od wyceny umowy, przez kontrolę poprawności, aż po wygenerowanie gotowego pliku PK do SAP.
Projekt uporządkował procesy związane z leasingiem, zminimalizował ryzyko błędów i zapewnił zgodność z wymogami MSSF 16. HOYA zyskała rozwiązanie, które nie tylko usprawnia codzienną pracę, ale jest również gotowe na przyszłe potrzeby audytowe i raportowe.
Wyzwanie
Ręczne procesy, rozproszone dane i ryzyko błędów
Przed wdrożeniem systemu FlexiEPM, zespół HOYA realizował procesy raportowania leasingów w oparciu o ręczne kalkulacje w Excelu. Każdy miesiąc wymagał:
przygotowywania wyliczeń w arkuszach xls i ich ręcznego porównywania z danymi,
samodzielnego tworzenia poleceń księgowania w formacie akceptowalnym przez SAP,
przygotowywania dodatkowych raportów zbiorczych na potrzeby Grupy — często przy braku jednej wersji prawdy o danych.
Proces był nie tylko czasochłonny, ale też obarczony wysokim ryzykiem błędów ludzkich. Rozproszenie danych oraz brak zautomatyzowanego workflow dodatkowo utrudniały wewnętrzną kontrolę, a każda zmiana warunków leasingu wymagała czasochłonnych korekt w arkuszach.
HOYA potrzebowała nie tylko uporządkować i zautomatyzować swój proces, ale też spełnić wymagania raportowe na poziomie całej Grupy – zgodne z MSSF 16. Brak standaryzacji i pełnej ścieżki audytowej komplikował przygotowanie dokumentacji na potrzeby audytu wewnętrznego i sprawozdawczości finansowej.
Celem było wdrożenie spójnego, przejrzystego systemu, który umożliwi szybkie przygotowanie wycen leasingów, automatyczne generowanie poleceń księgowania oraz eksport danych w formacie zgodnym z SAP – wszystko w jednym narzędziu.
Rozwiązanie
Kompleksowa automatyzacja wyceny i księgowania leasingów z FlexiEPM
W odpowiedzi na zidentyfikowane problemy firma HOYA wdrożyła system FlexiEPM, który objął pełną automatyzację procesów związanych z ewidencją i wyceną umów leasingowych. Kluczowym celem projektu było uproszczenie comiesięcznego raportowania oraz wyeliminowanie błędów wynikających z pracy na wielu plikach Excel.
Rozwiązanie objęło konfigurację modelu wyceny leasingu zgodnego z MSSF 16, przygotowanie elastycznego szablonu poleceń księgowania oraz integrację z systemem SAP. Dodatkowo usprawniono workflow raportowy – dane są obecnie generowane z poziomu systemu FlexiEPM i weryfikowane bezpośrednio w jego interfejsie, bez potrzeby eksportów i ręcznego przetwarzania.
Aspekty techniczne
Automatyczne generowanie PK bezpośrednio z poziomu FlexiEPM – bez konieczności ręcznego księgowania lub pracy w arkuszach Excel.
Brak potrzeby sumowania danych z kilkudziesięciu zakładek – wszystkie umowy są ewidencjonowane w jednym miejscu.
Raporty kontrolne i zbiorcze generowane automatycznie, jednym kliknięciem – zgodne z wymaganiami raportowania MSSF 16.
Bezpośredni eksport danych do SAP – zgodny z wymaganym formatem, eliminujący błędy przy imporcie.
Kontrola poprawności danych odbywa się w systemie – użytkownicy mają dostęp do pełnej historii zmian i zapisów przeliczeń.
Korzyści
Zwiększenie efektywności procesów raportowania i obniżenie kosztów operacyjnych
Wdrożenie systemu FlexiEPM umożliwiło zespołowi HOYA radykalne uproszczenie i automatyzację raportowania leasingów. Najważniejsze efekty projektu to:
Redukcja czasu przygotowania danych – z kilku dni do zaledwie 30 minut miesięcznie,
Pełna kontrola nad poprawnością danych – dane są weryfikowane w systemie, bez ryzyka błędów wynikających z pracy w Excelu,
Łatwa skalowalność – możliwość samodzielnego wdrażania nowych użytkowników bez konieczności szkoleń technicznych,
Uporządkowane zasady ewidencji i wyceny umów – zgodne z wymogami raportowania MSSF 16 i oczekiwaniami Grupy,
Zastępowalność w zespole – prosty interfejs umożliwia każdemu członkowi zespołu przejęcie procesu raportowego bez ryzyka błędów lub przestojów.
FlexiEPM zastąpił rozproszony i ręczny proces nowoczesnym, skalowalnym rozwiązaniem dopasowanym do realiów HOYA. Projekt nie tylko zwiększył efektywność operacyjną, ale również zapewnił pełną zgodność z MSSF 16 i bezproblemową integrację z SAP.
Podsumowanie projektu w liczbach
„To się nieczęsto zdarza” – kulisy wdrożenia IFRS 16 w HOYA
Kiedy zespół HOYA przyszedł do nas z pytaniem o wdrożenie modułu IFRS 16, jedno było pewne: Excela nie dało się już dalej skalować.
– Ponad 50 umów,
– prowadzonych przez jedną osobę,
– w formacie trudnym do przekazania komukolwiek innemu.
Dodatkowo – nietypowy okres sprawozdawczy, wymagania grupy kapitałowej i SAP jako system księgowy.
Wiedzieliśmy, że to wdrożenie będzie miało swoje wyzwania.
Ale cytując Agnieszkę z zespołu wdrożeniowego:
„PK udało się zaciągnąć do SAP za pierwszym razem. A to się nieczęsto zdarza.”
Dziś raportowanie w HOYA trwa pół godziny, a proces, który kiedyś zajmował cały dzień, jest w pełni zautomatyzowany w FlexiEPM.
Zobacz nagranie i poznaj kulisy wdrożenia oczami osoby, która była w tym projekcie od początku.
Rekomendacja systemu FlexiEPM
