Na pewnym etapie rozwoju organizacji naturalnym krokiem staje się przejście do systemów klasy FP&A lub EPM, które porządkują planowanie, raportowanie i konsolidację, zapewniając bezpieczeństwo danych oraz możliwość skalowania wraz z rozwojem firmy.
Excel jest świetny. I właśnie dlatego tak łatwo przesadzić.
Excel jest szeroko wykorzystywany w działach finansowych. Trudno znaleźć kontrolera czy CFO, który z niego nie korzysta – często codziennie. I to samo w sobie nie jest niczym złym.
Kilka lat temu na jednej z konferencji usłyszałem hasło: „Excela należy wypalić gorącym żelazem”. Brzmi efektownie, ale to technologiczny radykalizm, który niewiele wnosi do realnej dyskusji. Excel był, jest i będzie obecny w działach finansowych.
To bardzo dobre narzędzie analityczne. Pozwala szybko i elastycznie pracować z liczbami. Jest intuicyjne, plastyczne i łatwe do dostosowania – trochę jak w uproszczonej wersji teorii Darwina: wygrywa, bo potrafi zająć każdą wolną przestrzeń.
Pytanie nie brzmi: „czy Excel zniknie?”
Tylko: czy używamy go tam, gdzie ma sens — czy tam, gdzie po prostu „się przyjął”?
Dlaczego Excel tak dobrze przyjął się w finansach?
Excel nie zdominował controllingu dlatego, że został do tego zaprojektowany. Zdominował go dlatego, że przez lata wypełniał lukę narzędziową. Sprawdza się w analizach ad hoc, modelowaniu, pracy koncepcyjnej i szybkim „sprawdźmy, co się stanie, jeśli…”.
Systemy finansowo-księgowe i ERP nie wspierały procesów takich jak:
- budżetowanie,
- prognozowanie,
- raportowanie zarządcze,
- konsolidacja.
A tam, gdzie nie było dedykowanych narzędzi, pojawił się arkusz kalkulacyjny. Przyroda -także organizacyjna -nie toleruje próżni.
Excel nie jest narzędziem do wszystkiego (i nikt nie udaje, że jest)
Nikt rozsądny nie próbuje:
- prowadzić w Excelu księgi głównej,
- zarządzać produkcją,
- obsługiwać procesów transakcyjnych.
I mimo to w controllingu potrafimy zrobić rzecz paradoksalną: używać Excela jak systemu.
Tymczasem:
- Excel nie jest narzędziem do przetwarzania ogromnych wolumenów danych -od tego są bazy danych,
- nie służy do integracji danych -od tego są procesy i narzędzia ETL,
- nie powstał z myślą o współpracy 20, 30 czy 100 osób pracujących równolegle nad budżetem, forecastem czy konsolidacją.
A jednak właśnie w tych obszarach bywa wykorzystywany najintensywniej.
Dlaczego organizacje trwają przy Excelu
Działy finansowe znają Excela bardzo dobrze. Potrafią budować w nim imponujące rozwiązania, które jakoś działają. Do tego są tanie – przynajmniej na pierwszy rzut oka.
Dlatego CFO często takie podejście akceptują, a czasem wręcz promują. W krótkim terminie to racjonalna decyzja.
W większej skali są to jednak konstrukcje mało stabilne. Gdyby w finansach istniał „nadzór budowlany”, wiele z nich prawdopodobnie nie dostałoby pozwolenia na użytkowanie.
Odpowiedzialność CFO za sposób użycia Excela
W tym miejscu rozmowa przestaje dotyczyć samego narzędzia, a zaczyna dotyczyć odpowiedzialności. Ostatecznie to CFO firmuje raporty finansowe i zarządcze – przed zarządem, radą nadzorczą, inwestorami czy audytorem. Odpowiada nie tylko za to, czy wynik się zgadza, ale także za to, w jaki sposób został wypracowany i czy cały proces jest pod kontrolą.
Dlatego rola dyrektora finansowego nie kończy się na analizie liczb. Powinna obejmować również refleksję nad tym, czy Excel w organizacji jest wykorzystywany tam, gdzie rzeczywiście ma swoje naturalne miejsce, czy też stał się kręgosłupem procesów takich jak budżetowanie, konsolidacja czy raportowanie zarządcze. W wielu firmach ta granica przesuwa się stopniowo i często niepostrzeżenie – kolejne pliki, kolejne wersje, kolejne osoby dopisywane do procesu.
W pewnym momencie pytanie nie brzmi już „czy liczby się zgadzają”, ale „czy mamy pełną kontrolę nad tym, jak powstały”. To nie jest spór o wyższość jednego narzędzia nad drugim. To decyzja o tym, czy proces finansowy jest wystarczająco bezpieczny, przejrzysty i skalowalny, by CFO mógł spokojnie wziąć za niego odpowiedzialność.
Gdzie w takim razie jest miejsce Excela?
Excel nadal ma bardzo ważną rolę w controllingu:
- w analizach ad hoc,
- w projektowaniu modeli,
- w fazie eksperymentowania,
- tam, gdzie elastyczność jest ważniejsza niż powtarzalność.
Ale w którymś momencie rozwoju organizacji pojawia się potrzeba czegoś innego: kontroli, bezpieczeństwa i skalowalności.
I tu wchodzą systemy stworzone z myślą o konkretnych procesach: BI, FP&A, EPM. Nie po to, żeby „zabić Excela”, ale żeby przejąć te elementy pracy, które muszą działać stabilnie i przewidywalnie.
Co warto zapamiętać
Excel nie jest zły.
Ale nie jest narzędziem do wszystkiego.
Na rynku są dojrzałe systemy zaprojektowane specjalnie do konsolidacji, budżetowania czy alokacji kosztów. W pewnym momencie rozwoju firmy stają się one nie tyle opcją, co warunkiem bezpiecznego skalowania procesów finansowych.
I pytanie, które warto sobie zadać, brzmi nie:
„czy Excel zniknie?”
tylko: „czy w naszej organizacji Excel jest tam, gdzie naprawdę ma sens?”
Gdzie kończy się Excel, a zaczyna FP&A / EPM
Excel sprawdza się:
- w analizach ad hoc,
- w projektowaniu modelu,
- w fazie testowej,
- przy małej liczbie użytkowników.
System FP&A lub EPM jest potrzebny, gdy:
- proces musi być powtarzalny,
- wiele osób pracuje jednocześnie,
- wymagany jest audyt zmian,
- dane pochodzą z wielu źródeł,
- raporty trafiają do zarządu lub rady nadzorczej.
Innymi słowy: system nie ma zabić Excela. System ma przejąć te elementy pracy, które muszą działać stabilnie i przewidywalnie.
