Czym właściwie jest backmarża?
Backmarża to wszystkie korzyści finansowe, które firma otrzymuje od dostawców poza podstawową ceną zakupu widoczną na fakturze. Mogą to być rabaty retrospektywne, bonusy wolumenowe, budżety marketingowe, opłaty za ekspozycję, programy korzyści czy rozliczenia uzależnione od osiągnięcia określonych progów sprzedaży. Kluczowe jest jednak to, że backmarża niemal nigdy nie materializuje się w jednym momencie. Jest rozłożona w czasie, zależna od warunków i zapisana w kontraktach w postaci reguł, a nie prostych stawek.
I właśnie ta warunkowość sprawia, że backmarża bardzo szybko przestaje być oczywista.
Dlaczego backmarża wymyka się kontroli?
Jak mówi Andrzej Radwański, który od lat odpowiada za techniczne wdrożenia FlexiEPM i brał udział w projektach dla bardzo dużych organizacji handlowych, największym problemem nie jest sama definicja backmarży, lecz sposób jej funkcjonowania w organizacji.
W praktyce oznacza to, że wiedza o warunkach handlowych jest rozproszona. Część informacji znajduje się w Excelach działu zakupów, część w mailach handlowców, część w notatkach marketingu, a część w pamięci zespołów. Przez pewien czas to funkcjonuje, szczególnie gdy skala jest ograniczona. Problem zaczyna się wtedy, gdy liczba kontraktów rośnie, a organizacja zaczyna opierać się na uproszczeniach.
Księgowość widzi wyłącznie faktury. Cała reszta dzieje się obok systemów finansowych.
Dlaczego księgowość i controlling widzą inne liczby
Na pierwszy rzut oka wszystko wygląda poprawnie. Firma kupuje produkt, sprzedaje go z marżą, a dodatkowe korzyści mają wrócić później. Problem polega na tym, że to później bywa rozciągnięte w czasie, a warunki rozliczeń są na tyle złożone, że bardzo łatwo je uprościć albo pominąć.
Skutki są powtarzalne. Część bonusów nigdy nie zostaje w pełni odzyskana. Część marży okazuje się przeszacowana. Różne działy zaczynają posługiwać się różnymi wersjami tych samych liczb. Rozliczenia się opóźniają, pojawiają się korekty i spory z kontrahentami, a audyt przestaje być formalnością i zamienia się w ręczne odtwarzanie logiki sprzed wielu miesięcy. Najbardziej dotkliwe jest jednak to, że firma traci realną widoczność rentowności klientów i produktów.
Jak zwraca uwagę Mariusz Sumiński, w wielu organizacjach bieżące raporty sprzedażowe wyglądają dobrze, a prawdziwa ekonomia kontraktów ujawnia się dopiero przy zamknięciu roku. To wtedy okazuje się, że część założeń była zbyt optymistyczna, a część backmarży nigdy nie została poprawnie rozliczona.
Klasyczne systemy finansowo-księgowe widzą wyłącznie to, co już zostało zaksięgowane. Nie widzą należnych, ale jeszcze nierozliczonych korzyści ani warunków, które zadziałają dopiero po czasie.
Jak obrazowo ujął to Mariusz podczas rozmowy: „W styczniu i lutym otwieramy szampany, a w grudniu nagle się okazuje, że wynik się nie spina”.
Excel? Tak - ale tylko wtedy, gdy jest wyposażony w odpowiedni system
Naturalnym narzędziem, po które sięga większość firm, jest Excel. Daje elastyczność i pozwala szybko odwzorować nawet bardzo skomplikowane warunki kontraktowe. Przez pewien czas to działa. Jednak wraz ze wzrostem skali Excel przestaje być wsparciem, a zaczyna być wąskim gardłem. Formuły przestają być czytelne, wersje plików się rozjeżdżają, a każda zmiana logiki zwiększa ryzyko błędu. Co równie istotne, Excel nie daje jednej wersji prawdy dla całej organizacji.
Problem pojawia się wtedy, gdy:
- rośnie liczba dostawców,
- każdy ma inne warunki,
- dochodzą aneksy i wyjątki,
- zmienia się logika liczenia,
- a z pliku zaczyna korzystać kilka zespołów jednocześnie.
Andrzej wspomina jeden z projektów, w którym punkt wyjścia był bardzo typowy:
Excel nie przegrywa dlatego, że jest złym narzędziem. Przegrywa dlatego, że nie daje kontroli wersji, historii zmian i nie skaluje się organizacyjnie. Każda korekta po czasie podważa zaufanie do liczb, a to w controllingu jest szczególnie kosztowne.
System EPM jako jedno źródło prawdy
W tym miejscu pojawia się zasadnicza różnica między arkuszem a systemem klasy EPM. Dobrze zaprojektowany system staje się jednym źródłem prawdy dla całej organizacji. Centralizuje kontrakty, aneksy i warunki handlowe. Automatyzuje liczenie progów, okresów i poziomów rabatowania. Każda zmiana jest zapisana i możliwa do odtworzenia, co buduje zaufanie do liczb na podstawie działania systemu, a nie interpretacji.
Dane z ERP, sprzedaży i logistyki są zasilane automatycznie, a controlling przestaje opierać się na ręcznych kalkulacjach i rekonstrukcji historii.
Co wnosi system FlexiEPM w obszarze backmarży
W projektach realizowanych w FlexiEPM backmarża przestaje być dodatkiem do raportu. Staje się pełnoprawnym modelem biznesowym opartym na danych. FlexiEPM nie eliminuje Excela. Wręcz przeciwnie. Pozwala z niego korzystać tam, gdzie jest najsilniejszy, ale przejmuje odpowiedzialność za logikę, spójność i audytowalność.
Jak tłumaczy Andrzej:
W praktyce oznacza to, że backmarża przestaje być liczbą końcową, a zaczyna być procesem. Firma widzi ją w trakcie roku, a nie dopiero po jego zamknięciu. To fundamentalnie zmienia sposób zarządzania wynikiem, bo decyzje podejmowane są na podstawie aktualnych danych, a nie historycznych korekt.
Firmy, które wdrażają systemowe podejście do backmarży, bardzo szybko widzą efekty. Odzyskują marżę, która wcześniej ginęła w uproszczeniach. Skracają czas rozliczeń i ograniczają liczbę korekt. Zyskują silniejszą pozycję negocjacyjną, bo opierają się na danych, a nie szacunkach. Przede wszystkim jednak zyskują przewidywalność finansową.
Kiedy firmy zaczynają szukać systemowego rozwiązania?
W aptekach marża podstawowa bywa symboliczna. Realny wynik generują programy korzyści, budżety marketingowe i opłaty za ekspozycję. Bez systemowego podejścia bardzo łatwo stracić kontrolę nad tym, co faktycznie zostało wypracowane.
W e-commerce i marketplace’ach dochodzi dodatkowo skala, sezonowość i różne modele sprzedaży w ramach jednej organizacji. To, co w Excelu da się policzyć dla kilkudziesięciu kontraktów, przestaje działać przy kilkuset.
Według Andrzeja to nie jest kwestia tego, czy firma ma stu czy tysiąc dostawców. To moment, w którym pojawia się poczucie, że nad liczbami nie ma się już pełnej kontroli. Wynik finansowy zaczyna regularnie zaskakiwać na koniec okresu, planowanie opiera się na uproszczeniach, a każda zmiana warunków handlowych oznacza ręczną przebudowę modeli.
Wtedy backmarża przestaje być tematem operacyjnym, a staje się tematem strategicznym.
Backmarża jako narzędzie decyzji, nie tylko rozliczeń
Na koniec warto podkreślić jedną rzecz, która bardzo wyraźnie wybrzmiewała w rozmowach zespołu FlexiSolutions. Backmarża nie istnieje po to, żeby poprawnie się rozliczyć. Istnieje po to, żeby wiedzieć, na czym firma naprawdę zarabia, podejmować lepsze decyzje zakupowe, negocjować warunki z dostawcami w oparciu o dane oraz planować wynik w sposób świadomy.
Dopiero wtedy system taki jak FlexiEPM pokazuje swoją realną wartość. Nie jako kolejny raport, lecz jako narzędzie sterowania złożonym biznesem handlowym.
