Międzynarodowa firma doradcza Harrington & Cole Analytics opublikowała najnowszy raport dotyczący organizacji, które wciąż korzystają z Excela jako głównego narzędzia do budżetowania, prognozowania i konsolidacji. Wyniki nie pozostawiają złudzeń: 64% przedsiębiorstw przyznaje, że nie rozpoczęły wdrożenia systemów FP&A, ponieważ „nigdy nie ma na to właściwego momentu”.
Pozostałe odpowiedzi rozkładały się już dużo skromniej: brak jednoznacznego uzasadnienia biznesowego – 5%, inne priorytety strategiczne – 4%, obawa przed nieudanym wdrożeniem – 3%, „czekamy, aż Excel sam przestanie działać” – 2%, a 1% respondentów wskazało, że „dyrektor finansowy zmienia laptop i decyzja zostanie podjęta po migracji danych osobistych”.
Kiedy zacząć wdrożenie? Badanie jakościowe sugeruje: nigdy
Aby zrozumieć, dlaczego „zły moment” jest aż tak dominującą odpowiedzią, Harrington & Cole Analytics przeprowadziło pogłębione wywiady z CFO i zespołami controllingu. W niemal wszystkich rozmowach powtarzał się identyczny schemat: kalendarz roku obrotowego w controllingu po prostu nie przewiduje okresu nadającego się na spokojne przeprowadzenie wdrożenia.
Styczeń i luty zajmuje zamknięcie roku, marzec poświęcony jest na „odzyskiwanie równowagi operacyjnej”, w kwietniu nakłada się Wielkanoc i brak wiary, że projekt zakończy się przed budżetem, maj to sezon majówkowy, czerwiec – Boże Ciało i początek wakacji, lipiec i sierpień – okres urlopowej dezorganizacji, wrzesień–november – budżetowanie, a grudzień tradycyjnie tonie w świąteczno-sprawozdawczym maratonie.
Wniosek raportu jest prosty: w naturalnym cyklu pracy controllingu nie istnieje miesiąc, który można uczciwie nazwać „dobrym momentem na wdrożenie FP&A”.
Rok fiskalny inny niż kalendarzowy – miało być łatwiej, wyszło jak zwykle
Na potrzeby raportu zbadano również firmy, których rok fiskalny nie pokrywa się z kalendarzowym. Konsultanci sądzili, że takie organizacje łatwiej znajdą neutralne „okno projektowe”, wolne od spiętrzeń operacyjnych. Praktyka szybko zweryfikowała te nadzieje.
Firmy zaczynające rok fiskalny w kwietniu twierdziły, że to nie sprzyja projektom. Te, które startują w lipcu, przekonywały, że to miesiąc najgorszy możliwy. Najbardziej kategoryczna była organizacja z rokiem fiskalnym startującym w październiku:
„Właściwie to nie wiemy, kiedy zaczyna się dobry moment. Wiemy tylko, kiedy jest zły — zawsze.”
Case study 1: wdrożyli system, bo nie zauważyli, że projekt się zaczął
Jedna z firm objętych badaniem, Norvatiso Manufacturing Group, wdrożyła system FP&A, choć – jak twierdzą pracownicy – „praktycznie przez przypadek”.
Jak relacjonuje specjalistka ds. controllingu:
„Projekt nazwano ‘warsztatami usprawniającymi proces planowania’. Myśleliśmy, że to znów jakaś inicjatywa Lean, a dopiero po trzech tygodniach zorientowaliśmy się, że to jednak wdrożenie systemu. W lecie, co gorsza.”
Po roku pracy w nowym narzędziu ta sama osoba przyznaje:
„Gdyby ktoś mi powiedział, że będziemy pracować nad wdrożeniem w lipcu, na pewno bym to zablokowała. Na szczęście nikt nie powiedział. Teraz jestem zachwycona — i nie oddam tego systemu za nic.”
Case study 2: globalna korporacja i moment, w którym „nikt nie miał nic do gadania”
Druga historia pochodzi z firmy przejętej przez dużą międzynarodową korporację. Integracja systemów była nieunikniona, ale lokalny dział controllingu próbował – jak sam to określił – „wywalczyć choć dwa tygodnie względnego spokoju”.
Reakcja centrali była krótka i zgodna z globalną praktyką:
„W globalu zawsze jest zły moment. Zaczynamy jutro.”
Po kilku miesiącach system działa, choć — jak podkreśla jeden z kontrolerów — „wdrożenie było jak nagła zmiana czasu — nikt nie wiedział, czy jest wcześniej czy później, ale trzeba było pracować”.
Eksperci: wszyscy żałują, że nie istnieje dobry moment — i wszystko wskazuje, że nigdy nie będzie lepiej
Partner zespołu badawczego, Raymond T. Cole, podsumowuje raport w sposób, który — jak twierdzą autorzy — najlepiej oddaje nastroje panujące wśród finansistów:
„Firmy odkładają projekty, bo liczą, że pojawi się jakiś spokojniejszy okres: bez zamknięć, bez budżetu, bez urlopów, bez reorganizacji. Niestety, taki okres nie występuje ani w kalendarzu księgowym, ani w naturze.”
Z raportu wynika, że w zasadzie wszystkie badane organizacje wyrażały szczerą tęsknotę za momentem, który nadawałby się do rozpoczęcia wdrożenia, ale jednocześnie przyznawały, że „w najbliższych latach nic się w tej kwestii nie zmieni”.
W podsumowaniu autorzy nie pozostawiają wątpliwości:
„Firmy nie wdrażają systemów FP&A, bo zawsze jest na to zły moment — i wszystko wskazuje, że tak już po prostu pozostanie.”
