Automatyzacja procesu budżetowania
Jednolite szablony, jedna baza danych i pełna eliminacja pracy na wielu wersjach plików Excel.
Elastyczny model alokacji kosztów
Ponad sto reguł odzwierciedlających realną strukturę kosztów i możliwość szybkiego testowania alternatywnych kluczy.
Dane zawsze aktualne i spójne
Bezpośrednie pobieranie danych z baz firmy, raporty walidacyjne i pełna kontrola nad jakością.
Samodzielność działu kontrolingu
Zarządzanie dostępami, blokadami etapów i konfiguracją modelu bez udziału IT.
Szczegóły projektu
- Wdrożenie zostało przeprowadzone w dwóch etapach: alokacja kosztów oraz budżetowanie dla dwóch spółek.
- Moduł alokacji kosztów wdrażano przez około 4 miesiące. Zakończyło się to stworzeniem pełnego modelu obejmującego kilkanaście źródeł danych i ponad sto reguł alokacyjnych oraz formalnym odbiorem rozwiązania przed końcem roku.
- Moduł budżetowania uruchomiono w czerwcu kolejnego roku i również zrealizowano w około 4 miesiące, dzięki czemu we wrześniu zespół mógł rozpocząć planowanie już w FlexiEPM.
- Projekt obejmował pełną automatyzację pobierania danych – system został zintegrowany z bazami firmy (towarzystwa ubezpieczeń), co pozwoliło controllingowi uruchamiać pobranie danych jednym zadaniem obliczeniowym.
- Uwzględniono możliwość równoległego wprowadzania danych ręcznych dla obszarów, w których trwały zmiany organizacyjne (m.in. nowe MPK).
- Zbudowano komplet słowników, mapowań oraz raportów walidacyjnych wspierających identyfikację braków i nieprawidłowych przypisań.
- W proces budżetowania zaangażowanych jest około 40 użytkowników korzystających z jednolitych szablonów w oparciu o bazę danych.
- Zespół Controllingu kieruje całym procesem: zarządza dostępami, etapami budżetu oraz konfiguracją, bez angażowania działu IT.
Wyzwanie
INTER Polska realizowało proces budżetowania i alokacji kosztów w oparciu o ponad sto dedykowanych arkuszy Excel umieszczonych w różnych lokalizacjach.
Poszczególne biura i oddziały pracowały na przypisanych im plikach, co przy takiej skali powodowało trudności w zbieraniu aktualnych danych, wysoką podatność na błędy oraz dużą czasochłonność. Konsolidacja danych potrafiła trwać nawet dwa dni i wymagała wsparcia działu IT w celu zarządzania uprawnieniami dostępu do katalogów i plików.
Szczególnie wymagająca była alokacja kosztów. Organizacja potrzebowała modelu odzwierciedlającego specyfikę dwóch spółek i wielu typów kosztów, jednak model wykorzystywany wcześniej okazał się zbyt ciężki obliczeniowo i mało elastyczny. Wprowadzanie zmian czy testowanie alternatywnych kluczy zajmowało wiele godzin i w praktyce ograniczało możliwości analityczne zespołu.
Firma potrzebowała narzędzia, które pozwoli zautomatyzować procesy, zapewni wysoką jakość danych i umożliwi ich szybkie przeliczanie – także przy dużej liczbie użytkowników.
Rozwiązanie
INTER Polska wdrożyło FlexiEPM w dwóch obszarach: alokacji kosztów oraz budżetowania. Kluczowe było przełożenie złożonego modelu kosztowego na systemowy, przejrzysty zestaw reguł, który będzie obsługiwany automatycznie.
W alokacji kosztów zbudowano połączenie z bazami danych firmy, dzięki czemu controlling może jednym zadaniem pobierać aktualne dane źródłowe bez pracy na plikach. System umożliwia także równoległe korzystanie z danych ręcznych tam, gdzie organizacja wprowadza zmiany wewnętrzne. Wykorzystano słowniki, mapowania oraz raporty walidacyjne, które pozwalają szybko identyfikować brakujące pozycje lub nieprawidłowe przypisania.
W budżetowaniu FlexiEPM zastąpił ponad sto arkuszy jednym zestawem szablonów, w pełni zintegrowanych z bazą danych. Każda zmiana wykonana przez controlling aktualizuje się automatycznie u wszystkich użytkowników. IT zostało odciążone – dostępami i blokowaniem budżetów zarządza teraz dział kontrolingu. W procesie budżetowania uczestniczy około 40 osób.
Oba wdrożenia trwały po ok. 4 miesiące i zostały zakończone przed rozpoczęciem kolejnego cyklu planistycznego.
Rozwiązanie
FlexiEPM uporządkował procesy finansowe, skrócił czas pracy i zwiększył jakość danych. Controlling przestał zajmować się obsługą techniczną oraz przesyłaniem plików i może skupić się na analizie. Konsolidacja danych trwa teraz chwilę zamiast wielu godzin, a aktualne wersje są zawsze w jednym miejscu.
Alokacja kosztów działa na ponad stu regułach i umożliwia szybkie zmiany kluczy. Każda korekta jest możliwa do wykonania natychmiast, bez przebudowy całego modelu. Zarząd otrzymuje wyniki znacznie szybciej, a proces jest powtarzalny, stabilny i w pełni audytowalny.
Podsumowanie projektu w liczbach
Rekomendacja systemu FlexiEPM
Konsolidacja danych i wprowadzanie zmian zajmują teraz ułamki tego czasu, który kiedyś poświęcaliśmy na obsługę Excela.
