IFRS 16 – lease and perpetual usufruct arrangements

In this post we will answer some common questions on how to recognize and manage lease and perpetual usufruct arrangements to ensure compliance with IFRS 16. We will explain the steps involved in the valuation of assets and liabilities for different types of contracts.

IFRS 16 – basic assumptions

The role of IFRS 16 is to ensure the comparability of financial statements through uniform treatment of different uses of assets. What it means in practice is that businesses can choose from a range of asset financing methods without affecting the values shown in their financial statements. The standard therefore standardizes the way the value of assets, liabilities, and costs of fixed assets and intangible assets is reported.

Expert commentary

When it comes to contract identification, the first thing we need to do when dealing with an agreement is to recognize it and consider whether the contract meets the characteristics of a lease and should be accounted for under IFRS 16.

We need to ask ourselves: does this contract give us the right to control the use of the asset that has been provided to us? Do we actually have control? Can the assets be easily identified? Are they clearly specified in the contract? Does the lessor retain a substantive right to substitute the asset? Are we dealing with multi-element contracts, and if so, how do we separate each lease component — should we account for them individually? And, if the contract changes in subsequent periods, should we reassess it again to determine if it still qualifies as a lease under IFRS 16?

These are key criteria that, generally speaking, any accountant can handle. But it’s worth reflecting on the process of how such contracts are identified. In practice, there can be a large number of these agreements. Typically, the accountant is the person who sees them last. The worst scenario is when they only surface at period-end closing. Then there’s stress and a heavy workload, because suddenly five to ten contracts need to be analyzed to determine if they should be recognized as leases under IFRS 16.

My recommendation is to think carefully about how to structure the process so that contracts are identified and reviewed well in advance, ensuring they are properly assessed for lease recognition under IFRS 16.

IFRS 16 requires the value of assets and liabilities to be presented in a specific manner to improve the comparability of financial results. Here’s how it works:

Assets under IFRS 16

The leased property is recognized at the value of discounted future recurring payments as the gross value of a fixed asset (equal to the value of the liability) at the commencement of the contract and gradually depreciated over its useful life.

Liabilities under IFRS 16

The liabilities side of the balance sheet reflects the discounted value of future lease payments. If easily determinable, the internal interest rate implicit in the lease is used as the discount rate. Alternatively, it is possible to use the marginal borrowing rate, i.e. the interest on a bank loan that the entity would have to take out to finance the purchase of assets.

Profit and loss account

Under IFRS 16 rules, companies do not recognize lease payments directly as expenses. Therefore, there are no costs of “third-party services”. What is recognized as expenses under IFRS 16 is the depreciation of the fixed asset and the interest accrued on the lease payment.

Thanks to this method of reporting leases and perpetual usufruct arrangements, the company’s operating profit (e.g. EBITDA, i.e. net income minus depreciation, amortization, interest and income tax) will be comparable regardless of the chosen method of asset financing (loan, lease, long-term lease).

Machinery and equipment leases under IFRS 16

IFRS 16 applies to, among other things, leases of means of transport, machinery and other equipment.

Lease contracts for that kind of property often include a fixed payment schedule with fixed monthly or quarterly lease payments. The contract may specify the applicable interest rate that can serve as the discount rate for lease valuation under IFRS 16.

What to consider when valuing a machinery or equipment lease according to IFRS 16

When valuing a liability, it is necessary to take into account not only lease payments, but also other payments, including the buyout price.
In the case of long-term lease contracts with a non-lease component, the additional services need to be properly categorized.
It is essential to accurately determine the economic useful life of a fixed asset as it is important for calculating depreciation, especially when the lease agreement provides for the transfer of title and the anticipated life of the asset extends beyond the lease term.

Commercial space and land leases under IFRS 16

Real property lease agreements meet the presentation requirements under IFRS 16. Companies that apply the International Accounting Standards in preparing their financial statements must present leases of office or commercial space or land leases in accordance with the requirements of IFRS 16.

Space leases are therefore governed by the same rules as asset leases. Rent payments due under the lease agreement are not recognized directly as lease expenses. The initial value of the liability is determined as the discounted value of future lease payments.

What is reported in financial statements is the gross value and depreciation of the land or building, as well as the liability underIFRS 16 – lease and perpetual usufruct arrangements IFRS 16, broken down into a long- and short-term portion. Depreciation and interest are charged to the profit and loss account.

What to consider when valuing a real property lease according to IFRS 16

Periodic rent indexation and its impact on the revaluation of the liability and the fixed asset.
Recognizing incentives received from the lessor as amounts that increase the value of the fixed asset, but do not affect the amount of liability under IFRS 16.
Proper recognition of indefinite term lease contracts (setting and updating the expected termination date for IFRS 16 valuation purposes).
Converting the payment schedule according to the current FX rate for lease contracts denominated in foreign currencies.
Adopting an appropriate discount rate for determining the value of a liability under IFRS 16 lease agreement.
Making adjustments for changes in the lease terms (longer or shorter lease term, increased or reduced lease space) and recognizing the changes in the records of assets, liabilities and in the profit and loss account.

Perpetual usufruct under IFRS 16

The right of perpetual usufruct of land also meets the IFRS 16 reporting criteria. As with lease arrangements, companies must recognize an asset and a liability.

In theory, when valuing perpetual usufruct rights under IFRS 16 it should not be a problem to discount the stream of annual payments. Nevertheless, in practice, the monthly reporting of the valuation result poses a challenge for many companies.

Potential difficulties in the valuation of perpetual usufruct of land under IFRS 16

With significant impact on the value of fixed assets and liabilities, the discounting of annual payments planned across more than 50 years can make a difference of several million in the IFRS 16 balance. Even minor differences or errors in valuation can significantly impact financial statements.

Calculating the IFRS 16 amounts on a monthly basis. Payments for perpetual usufruct rights are made once a year, usually in March. For a contract to be properly reported at end year it is necessary to calculate the amount of interest accrued since the last payment and the sum of depreciation expenses for the financial year. The results of simplified calculations based on aggregate annual data will differ from monthly calculations.

Software designed to facilitate lease and perpetual usufruct reporting under IFRS 16

There is no doubt that the implementation of a financial reporting system for managing leases and perpetual usufruct arrangements will offer considerable benefits to those responsible for keeping records of lease liabilities under IFRS 16.

FlexiEPM streamlines workflow, which is generally based on Excel without the need to give it up. Our user-friendly contract registers are easy to read, the integrated calculation mechanisms and automated account assignment rules make work easier, while the transparent reports guarantee compliance with the reporting requirements. As a result, FlexiEPM optimizes the work and improves the efficiency of staff responsible for IFRS 16 reporting.

Powiązane artykuły

IFRS 16

IFRS 16 – How to manage lease accounting?

IFRS accounting – scenarios If you want to make sure that your lease contracts are valued in compliance with IFRS 16, you have several alternatives. Here are three most common IFRS 16 accounting scenarios: You can build the model yourself in a spreadsheet. You can entrust the preparation and settlement of calculations to

Czytaj dalej >

Szukasz szczegółowych informacji? Umów spotkanie

Uporządkuj procesy planowania, controllingu, raportowania i konsolidacji w jednym systemie.

Umów spotkanie >

Co klienci mówią o nas?

Współpraca z FlexiSolutions pozwoliła mi na stworzenie elastycznego ekosystemu, który adresuje trudne problemy operacyjne takie jak planowanie sprzedaży i w spójny sposób odzwierciedla je w obszarze controllingowym.

Szczególnie warto podkreślić elastyczność rozwiązań i podejście zespołu FlexiSolutions wysoko zorientowane na rozwiązanie problemu – mogliśmy dzięki temu znaleźć niestandardowe rozwiązania, z którymi nie radziły sobie pudełkowe systemy.

System bardzo dobrze poradził sobie ze skalą i złożonością Grupy - w wyniku wdrożenia dysponujemy spójnym repozytorium danych finansowych wszystkich konsolidowanych spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach ewidencji księgowej prowadzonej na poziomie jednostkowym.

Z punktu widzenia comiesięcznego procesu raportowego szczególnie wysoko oceniamy wykorzystanie raportów kontrolnych pozwalających na szybką weryfikację spójności danych lokalnych dostarczanych przez spółki oraz raporty pozwalające na uproszczenie uzgodnienia sald i rozrachunków. Dodatkowo, możliwości narzędzia zostały wykorzystane do zebrania i konsolidacji budżetów wszystkich spółek. Widząc realne korzyści, systematycznie rozwijamy zakres wykorzystania systemu w naszej firmie, nie tylko w dziale finansowym.

Wdrożone narzędzia szeroko wspierają procesy kontrolingu i raportowania zarządczego na poziomie jednostki dominującej Wielton S.A oraz spółek zależnych. System jest stale rozwijany i dostosowywany do rosnących potrzeb przedsiębiorstwa (...).

Obecnie FlexiEPM wykorzystywany jest przez wszystkie 16 spółek wchodzących w skład grupy, a z rozwiązania korzysta ponad 100 użytkowników.
Jednym z wdrożonych modułów jest moduł uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych. Dostarczone narzędzie umożliwia uzgodnienie transakcji w ramach procesów raportowania zarządczego oraz giełdowego.

FlexiEPM to bardzo elastyczne narzędzie, w którym strukturę raportów można całkowicie dopasować do konkretnych potrzeb firmy. Polecam to rozwiązanie gdyż odpowiada potrzebom użytkowników różnych szczebli - operacyjnych, finansów jak i również kadry zarządzającej.

Zespół wdrożeniowy dokładnie rozpoznaje potrzeby analityczne i raportowe klienta, proponując różne możliwe rozwiązania ze swojego szerokiego doświadczenia. Znajomość merytoryki tematu analizy danych i raportów, a nie tylko technicznych aspektów wdrażania aplikacji bardzo ułatwia proces wdrożenia.

Rozwiązania dostarczone przez FlexiSolutions umożliwiają automatyczne przetwarzanie danych wejściowych w postaci odpowiednich raportów i transakcji systemu SAP R/3 oraz zapewniają możliwość wprowadzenia informacji uzupełniających i parametrów bezpośrednio przez użytkowników za pomocą odpowiednio zaprojektowanych formularzy.

Wdrożona konfiguracja zapewnia pełne wsparcie procesów sprawozdawczych włączając możliwość automatycznego przygotowania ostatecznych raportów w strukturach XML zgodnych z wymogami regulatora.

System został wykorzystany do przygotowania sprawozdań jednostkowych spółek grupy oraz przygotowania sprawozdania skonsolidowanego. Aktualnie system wykorzystywany jest przez 18 podmiotów z grupy (włączając zagraniczne spółki zależne). Zestaw raportów pozwala w czytelny sposób analizować transakcje pomiędzy spółkami.

Raporty kontrolne pozwalają analizować dane od wartości sumarycznych do najniższego poziomu danych wejściowych. Rozwiązanie zostało przygotowane pod indywidualnie sprecyzowane potrzeby naszej organizacji. Mechanizmy przetwarzania danych finansowo - ksiegowych zapewniają odpowiednią automatyzację procesu. Efektem jest spójne repozytorium danych finansowych wszystkich spółek niezależnie od różnic w systemach i strukturach.

FlexiEPM wspiera następujące obszary raportowania: konsolidacja w układzie statutowym na potrzeby comiesięcznych pakietów raportowych dla właściciela, przygotowania sprawozdań jednostkowych oraz skonsolidowanych na potrzeby raportowania giełdowego, przygotowanie rocznych sprawozdań zgodnie z UoR oraz konsolidacja i raportowanie zarządcze.

System wykazuje się elastycznością niezbędną do obsługi różnych struktur kapitałowych, zaś zespół realizujący wdrożenie posiada odpowiednie kompetencje i doświadczenie pozwalające na efektywną realizację prac wdrożeniowych i rozwojowych.

Book a Consultation with an expert

Streamline your planning, controlling, reporting, and consolidation processes in a single system.
Eliminate errors and reduce time-consuming tasks through integration and automation.

Mariusz Sumiński

Managing Director, Co-Founder